Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные подписи с 2023 года: изменения в правилах получения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.
Отчётность по доверенности в ПФР и ФСС
Сдавать отчётность в ПФР за руководителя организации без доверенности нельзя. Документ можно оформить в бумажном или электронном виде. Типовая форма доверенности размещена на сайте ПФР.
Доверенность для ФСС нужна только в том случае, если отчётность сдаёт сторонняя организация. Доверенность наделяет представителя правом не только сдавать отчётность, но и получать различные документы: справки, запросы, заявления, сверки по платёжным поручениям, выплаты страховых взносов и т.п. Её может составить юрист или секретарь компании, а согласовать и подписать — только руководитель.
Доверитель составляет документ, дающий право на действия представителя в ФСС от имени организации, без ограничений или наделяет его частью полномочий. Во втором случае создаётся доверенность:
- единовременная — для выполнения определённой функции;
- специальная — ограниченная по времени для использования.
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронной форме, дающая право сотруднику организации полномочия для подписания документов.
Согласно приказу МинЦифры РФ от 18.08.2021 года №857 машиночитаемая доверенность включает в себя информацию о доверителе и представителе, а также передаваемые доверителем представителю полномочия. Руководитель организации или ИП заверяет МЧД своей электронной подписью. По сути МЧД является заверенным xml-файлом.
Форма машиночитаемой доверенности еще не утверждена. В скором времени Минцифры предоставит рекомендованный формат такой электронной доверенности. Скорее всего формат не будет одинаковым для отчетов и ЭДО.
Как быстро получить ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре
Электронная подпись в УЦ ФНС оформляется только для юридических лиц (руководителя), индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов. Сотрудникам компании или работникам предпринимателей доступно быстрое получение квалифицированного сертификата в любом коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. До 22 марта 2022 года это можно сделать без доверенности, но тогда сертификат будет действовать только до конца года. При наличии электронной доверенности электронная подпись оформляется на полный срок действия, без ограничений.
Важно учесть, что электронная подпись сотрудника — это ЭП физического лица. Однако в данном случае можно использовать любой сертифицированный токен для записи информации и любое СКЗИ (криптопровайдер) для работы с ЭП, в том числе бесплатное программное обеспечение, например ViPNet CSP. Таким образом, оформление электронной подписи физическому лицу (для сотрудника) обойдётся намного дешевле, чем для бизнеса — руководителю юридического лица или индивидуальному предпринимателю.
Чтобы заказать носитель для получения электронной подписи в УЦ ФНС или услугу техподдержки сертификата, оставьте заявку.
По общему правилу, выданное поручение на представление интересов действует в течение указанного в тексте срока, но не более 3 лет с даты подписания. Затем ее следует продлить или оформить новую. Если срок не указан, действие длится 12 месяцев с даты составления. Прекращение определяется:
- отзывом со стороны ИП через того же или другого нотариуса;
- извещением уполномоченного;
- истечением указанного срока.
Важные замечания:
- уполномочие утрачивает силу в этот день до полуночи по местному времени — если зафиксирована конечная дата действия;
- перестает действовать на следующий день в полночь — если указан период (например, 1 год);
- срок заканчивается после наступления события — если оно указано в качестве окончания (например, передача отчета в налоговую службу).
Что нужно для сдачи отчетности другим физическим лицом?
С центральным выравниванием текста вверху страницы помещается название документа – Доверенность.
Ниже с выравниванием по левому краю составляется преамбула:
название населенного пункта нахождения организации, с выравниванием по правому краю – дата написания доверенности с датой окончания срока действия документа.
В основной части доверенности с новой строки пишется должность доверителя, в данном случае – индивидуальный предприниматель, полностью ФИО, паспортные данные, номер, серия, код подразделения и место выдачи, номер ИНН, номер ОГРНИП, адрес регистрации, номер свидетельства о постановке в качестве ИП и дата его выдачи.
Затем заполняется вся информация по новому доверенному физ. лицу: должность (например, бухгалтер), ФИО, паспортные реквизиты, номер, серия, код подразделения и место выдачи.
Подтверждение полномочий при представлении декларации по ТКС
Процедура подачи отчетности в электронном виде по ТКС имеет специфические особенности. Данная процедура предусмотрена в Методических рекомендациях по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, которые утверждены Приказом ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@ . Этот документ определяет последовательность электронного документооборота с электронной цифровой подписью (ЭЦП), в том числе при представлении декларации (расчета) уполномоченным представителем налогоплательщика.
Методические рекомендации вступают в силу с даты, установленной приказом о внедрении в промышленную эксплуатацию программного обеспечения участников информационного взаимодействия в электронном виде, обеспечивающего исполнение данного документа (п. 5 Приказа ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@).
Согласно Методическим рекомендациям подтверждение полномочий представителя при передаче декларации по ТКС осуществляется следующим образом.
Полученная представителем налогоплательщика доверенность должна быть заверена ответственным лицом (нотариусом, руководителем организации, индивидуальным предпринимателем).
До осуществления своих функций, то есть до представления налоговой декларации (расчета), уполномоченный представитель обязан направить в налоговую инспекцию заверенную доверенность в бумажном виде либо ее копию (в виде сканированного оригинала доверенности). Доверенность должна быть представлена в налоговый орган по месту постановки на учет налогоплательщика, а также по месту постановки на учет обособленных подразделений организации (при их наличии), имущества и транспортных средств. То есть доверенность (копия доверенности) направляется во все территориальные налоговые инспекции, являющиеся конечным получателем той или иной налоговой отчетности налогоплательщика.
Примечание. Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения срока действия доверенности.
В сроки, установленные для подачи декларации, одновременно с ней уполномоченный представитель направляет информационное сообщение о реквизитах выданной ему доверенности. При этом в программном обеспечении представителя налогоплательщика выполняются следующие действия:
- формируется налоговая декларация (расчет) в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения и подписывается электронной цифровой подписью представителя налогоплательщика;
- формируется информационное сообщение о реквизитах доверенности, выданной данному представителю, и подписывается ЭЦП представителя налогоплательщика;
- формируется транспортное сообщение, содержащее зашифрованные для налогового органа и подписанные ЭЦП представителя налоговую декларацию (расчет) и информационное сообщение о реквизитах доверенности;
- сохраняются подписанные ЭЦП представителя налогоплательщика налоговая декларация (расчет) и информационное сообщение о реквизитах доверенности.
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.
Доверенность в налоговую от организации
От имени предприятия без доверенности имеет право действовать только руководитель, чтобы эту функцию смог выполнить другой человек, необходимо организации выдать на его имя доверенность. Для представления интересов в налоговой юридическое лицо оформляет доверенность обычно на своего сотрудника, чаще всего это делается с целью подачи и получения документов в ИФНС, сдачи отчетности.
Составляется документ для налоговой в том случае, если руководитель не имеет времени для совершения всех необходимых действий самостоятельно.
[3]
Важно: данный документ, если он касается вопросов налогообложения и сборов, доступно использовать для предоставления и в других организациях подконтрольных законам о налогах и сборах.
Доверенность в ИФНС на представление интересов юридического лица — скачать.
Доверенность в налоговую на подачу и получение документов образец 2017 — скачать.
Как составить доверенность
Специальной формы для доверенности на представление отчетности в налоговый орган нет. Составить ее можно в свободной форме, но важно при этом учитывать несколько особенностей, вытекающих из требований законодательства:
- Дата выдачи. Обязательным условием является указание даты выдачи доверенности, иначе она будет признана недействительной.
- Срок действия. Максимальный срок, который можно указать в доверенности – это три года. Если в документе никакой срок не указан, то по умолчанию действует она в течение одного года.
- Полномочия представителя. Полномочия представителя организации нужно перечислить подробно. При этом доверенность можно выдать разовую на получение какого-либо документа, например, акта сверки с налоговым органом или требования об уплате налога. Также можно выдать и генеральную доверенность, она позволит совершать требуемые действия, которые связаны с представлением любых интересов компании в налоговом органе. Оформляется она в основном на главного бухгалтера. При этом важно правильно сформулировать полномочия в доверенности. Например, формулировка «доверяю представлять интересы компании в отношениях с налоговой инспекцией» будет не совсем верной, так как указываемые права должны быть конкретизированы. Лучше будет перечислить конкретные действия, которые имеет право совершать доверенное лицо, а чтобы оставить этот перечень открытым в последнем пункте указать: «совершать иные законные действия, связанные с выполнением данного поручения».
- Подпись руководителя и печать компании. Доверенность может быть подписана только ее руководителем. Что касается печати, то с апреля 2015 года компании имеют право не ставить ее на некоторых документах. К ним относятся декларации, расчеты, первичные документы и др. Но на доверенности печать должна присутствовать.
Нотариальное заверение
Много вопросов вызывает необходимость нотариального заверения доверенности. Так, популярно мнение, что заверять её можно только печатью организации или ИП. В случае с юридическим лицом так и есть – руководитель компании всегда мог передать свои полномочия представителю, заверив документ личной подписью и печатью. А после того, как печать ООО перешла в разряд необязательных атрибутов, то и оттиск уже не требуется, хотя продолжает применяться на практике.
В отношении ИП до 2011 года действовало такое же правило – если есть печать, то к нотариусу идти не нужно. Позиция эта основана на положениях статей 23 и 185.1 ГК РФ. Согласно им к деятельности индивидуальных предпринимателей применяются те же правила, что и к юридическим лицам. В частности, заверять полномочия доверенного лица разрешалось только печатью и подписью ИП.
Однако в 2011 году статья 29 НК РФ изменена, и теперь законодательные нормы требуют, чтобы полномочия представителя ИП заверялись нотариально или способом, приравненным к нотариальному. Причём, действует это требование только в отношении доверенности для представления интересов в налоговых органах. В других ситуаций подходит простая не нотариальная форма.
Порядок представления доверенности в ФНС
Доверенность, подтверждающая полномочия представителя компании, предъявляется в ФНС при получении каких либо документов из ИФНС, либо наоборот, при их подаче. Если отчетность подается через представителя, то доверенность можно направить по электронной почте. Дублировать доверенность в этом случае и подавать на бумаге не нужно. Если декларацию подписывает директор компании, то доверенность не требуется, так как он свои действия осуществляет на основании уставных документов. При подписании декларации главным бухгалтером, замдиректором или иным сотрудником, это возможно только при наличии доверенности.
Копию доверенности нужно направить в налоговую еще до того, как общество представит отчетность через интернет. К отчетным документам в этом случае также нужно будет приложить письмо, сообщающее, что у представителя есть доверенность. Прежде налоговые органы требовали подавать доверенность только на бумаге, а не в электронном виде. При игнорировании данного требования и отправлении доверенности в электронном виде, налоговики отказывались принимать отчетность.
Важно! На сегодняшний день сканкопию доверенности можно подать в ФНС в электронном виде и на бумаге ее дублировать не обязательно (Письмо ФНС России №ОА-4-17/16629@от 06.09.2016).
Сканированная копия доверенности должна быть черно-белой, а также иметь определенное разрешение: 150-300 точек на 1 дюйм. Данная копия заверяется электронной подписью руководителя. Представитель компании заверить такую копию не вправе. Направить в налоговую копию доверенности следует до того, как будут направлены все отчеты.
Важно! Если полномочия представителя общества не подтверждены, то ФНС наложит штраф в размере 1000 рублей и откажет в принятии отчетности.
Сдача отчетности по страховым взносам
Возможность сдавать отчетность во внебюджетные фонды через законного или уполномоченного представителя предоставлена с 1 января 2011 года. Ведь с этой даты вступили в силу изменения, внесенные Законом от 8 декабря 2010 г. № 339-ФЗ в Закон от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).
Согласно положениям статьи 5.1 Закона № 212-ФЗ, личное участие плательщика страховых взносов в отношениях с соответствующими внебюджетными фондами, не лишает его права иметь представителя, равно как участие последнего не лишает плательщика права на личное участие в указанных правоотношениях.
Полномочия представителя плательщика страховых взносов должны быть документально подтверждены в соответствии с Законом № 212-ФЗ и иными федеральными законами.
Законными представителями организации во внебюджетных фондах признаются лица, уполномоченные представлять эту организацию на основании закона или ее учредительных документов.
Уполномоченным представителем признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное организацией представлять ее интересы в отношениях с органами контроля за уплатой страховых взносов, иными участниками отношений, регулируемых законодательством РФ о страховых взносах.
Уполномоченный представитель организации во внебюджетных фондах осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая оформляется и выдается согласно требованиям, указанным в статьях 185-187 Гражданского кодекса.
Не могут быть уполномоченными представителями плательщика страховых взносов должностные лица органов контроля за уплатой страховых взносов, налоговых органов, таможенных органов, органов внутренних дел, судьи, следователи и прокуроры.
Доверенность в налоговую образец бланк (бланк, образец — 2020)
Предприятие имеет право передавать полномочия на «диалог» с налоговой инспекцией третьему лицу. Документ, подтверждающий его полномочия, носит название доверенности.
Она дает право получать/подавать документацию и выполнять другие, возложенные на него задачи. О том, как правильно ее составить, и пойдет речь далее.
У нас можно бесплатно получить бланки и образцы таких документов. Но сначала хотелось бы более детально рассмотреть суть доверенности.
Полезное о доверенностях в налоговую
Первое, что хотелось бы отметить, это изменения в правилах заверения в зависимости от юридического статуса доверительного субъекта.
Если полномочия передают физические лица, то необходимо заверение в нотариальной конторе. То же самое заверение нотариуса необходимо получить индивидуальному предпринимателю, если доверитель — он.
Совершенно другая система заверения, утверждена для лиц с юридическим статусом, то есть для компаний (предприятий, организаций).
Доверенность в налоговую
Для подтверждения полномочий сдавать документы, получать выписки и совершать другие действия в Федеральной налоговой службе РФ потребуется предъявить доверенность в налоговую.
Составление доверенности в налоговую инспекцию или территориальные органы ФНС России необходимо для всех граждан, действующих от имени юридического лица, когда такое право не предоставлено учредительными документами организации.
Физические лица могут выдавать доверенность в налоговую и для получения документов (например, справок о состоянии задолженности по обязательным платежам, расчеты пени и др.
), для сдачи или на подписание документов (налоговые декларации), и по вопросам осуществления предпринимательской деятельности.
Скачать образец:
Доверенность в налоговую
Рекомендации по заполнению доверенности уполномоченного представителя
Правила оформления и срок действия доверенности регулируются ст. ст. 185 — 189 Гражданского кодекса РФ.
Рекомендуемый перечень полномочий для сдачи электронной отчетности состоит из 6 пунктов.
| Наименование полномочия представителя | Код | |
|---|---|---|
| Подписывать налоговую декларацию, др. отчетность | 01 | |
| Представлять налоговую декларацию, др. отчетность | 02 | |
| Получать документы в инспекции ФНС России | 03 | |
| Вносить изменения в документы налоговой отчетности | 04 | |
| Подписывать документы (информацию) | 21 | |
| Представлять документы (информацию) | 22 |