Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка против бумажной: что удобнее работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
Трудовая книжка: нововведения
С 1 января 2020 года запущен новый формат трудовой книжки — электронный (закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Цель нововведения — удобство использования и расширение возможностей. Сотрудники получают постоянный доступ к данным о трудовой деятельности, а компании — новые перспективы относительно кадрового учета.
В связи с нововведениями возникает вопрос: что лучше — электронная трудовая или бумажная?
Электронная версия — это аналог обычной книжки. Все данные, которые раньше вносились в бумажный вариант, с текущего года отправляются еще и в ПФР. Информация будет храниться в предназначенной для этого электронной системе учета, из которой граждане смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Данные могут быть предоставлены на бумажном или электронном носителе.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Инструмент для удалёнки
Главное преимущество, которое даёт электронная книжка, – возможность пользоваться ею дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и послать работодателю. При увольнении можно не опасаться, что начальство задержит возврат трудовой из-за какого-то конфликта. А приступив к оформлению пенсии, не надо приносить свою многостраничную трудовую биографию в ПФР. Эти данные в фонде уже есть, и ему нет необходимости их проверять. Именно так с каждым годом будет поступать всё больше и больше работников. Но, для того чтобы сполна воспользоваться всеми этими удобствами, нужно будет сделать ещё один шаг – перевести в электронную форму все подробности о своей работе, которые содержит бумажная книжка. Сделать это позволит механизм ретроконверсии данных.
«В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе информационных ресурсов ПФР, на первом этапе вошли только общие сведения о нашей работе до 2020 г. – названия организаций и годы работы в них. Ретроконверсия позволит добавить названия должностей и отметки об особых условиях работы, например, на Крайнем Севере, – рассказывает юрисконсульт управления персоналом Высшей школы экономики Вячеслав Филиппов. – А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо хранить дома бережно. Я бы посоветовал на всякий случай сделать электронный скан их страниц».
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.
В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Отказываться ли от бумажной трудовой?
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки специалисты начали получать с начала 2020 года и обязаны были дать ответ до 31.12.2020. Многие сомневались, нужно ли отказываться от бумажного варианта.
Стоит понимать, что работодатель уже подает сведения о работнике в Пенсионный фонд в цифровом виде — электронная трудовая книжка уже ведется параллельно с бумажной. Если вы решите отказаться от бумажного варианта, начать вести ее заново не получится. Поэтому, если у вас большой стаж, пока отказываться от бумажного варианта ведения электронной трудовой книжки не стоит.
Если же стаж работы небольшой, вы на пенсии или не имеете права на получение пенсии в России, — нет смысла вести бумажную трудовую книжку. Вполне возможно, что в будущем от них вовсе откажутся.
Что будет, если согласиться на электронную версию?
С этой опцией всё тоже просто. Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. В документах это чаще всего указывают так:
Предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности.
Как только вы откажетесь от бумажной трудовой книжки, работодатель сразу же отдаст её вам и перестанет нести за неё ответственность. В документ больше не будут вносить записи, а все сведения будут учитываться только в электронной системе.
При этом важно сохранить трудовую книжку и не терять её. При выдаче в ней сделают запись о том, что её владелец перешёл на электронный вид.
И обратного пути уже не будет. Если вы напишете заявление о переходе на «цифру», вернуться к старой трудовой уже не выйдет.
Какая трудовая книжка лучше — электронная или бумажная?
Чтобы разобраться в вопросе, рассмотрим изменения учета трудового стажа с разных позиций.
- Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника
Достоинства цифрового носителя:
- Быстрый и удобный доступ к данным через личный кабинет;
- Оптимально для дистанционного трудоустройства;
- Быстрое получение государственных услуг, связанных с трудовой деятельностью.
Минусы электронной трудовой книжки:
- Запись в бумажную трудовую книжку осуществляется через 5 дней после первого рабочего дня, тогда как в электронном виде данные вносят «день в день». В результате работник, которому не подошли условия труда, увольняется с записью в документе.
- На текущий момент запись в системе электронного учета ведется с 2020 года, предыдущие записи сохраняются исключительно в бумажной версии. Ответственность за сохранность документа ложится на работника.
- При обнаружении ошибки работник может поменять сведения только путем личного обращения в организацию, где допустили оплошность. Если в записи не отражены или указанны некорректно данные о работодателе, возможны сложности с его идентификацией.
ВАЖНО! В электронной базе не вносятся сведения о наградах, благодарностях и других дополнительных данных. Документы, подтверждающие получение поощрений, необходимо хранить самостоятельно. Такие свидетельства важны при приеме на работу, особенно в государственные предприятия.
- Трудовая книжка в электронном виде – плюсы и минусы для работодателя
Чем хороша электронная трудовая книжка:
- Снижение издержек на закупку, ведение, хранение бумажных версий;
- Возможность аналитики сведений о трудовой деятельности работников;
- Сведения фиксируются в единой системе учета (ранее сотрудник мог завести дубликат документа).
Минусы трудовой книжки в электронном виде:
- Двойной документооборот для фиксации трудового стажа работников, сохранивших традиционный документ;
- Сложность изменений в ранее внесенные записи: если допущена ошибка, исправить данные достаточно сложно, процесс пока не отработан;
- При приеме на работу соискателя с бумажной трудовой работодатель получает доступ к трудовому стажу, тогда как при электронном ведении учета работник предоставляет только выписку.
- Если организация располагается в районах с нестабильным доступом в интернет, затруднено соблюдение требований к записи об увольнении или приеме на работу «день в день».
- Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для государства
Плюсы электронной трудовой книжки:
- Тотальный контроль над трудовой деятельностью каждого человека;
- Мониторинг и аналитика сведений о работе граждан в режиме онлайн;
- Удобство отслеживания пенсионных отчислений и налоговых вычетов.
Недостатки электронной системы учета не отмечаются.
Больше всего люди боятся утечки информации в результате взлома цифровой системы, либо компьютерного сбоя. Однако в ПФР заявляют:
– Мы работаем с персональной информацией с 1997 года и накопили в этом большой опыт. Для сохранности информации используем самое современное оборудование. Так что потери данных можно не опасаться.
Среди минусов электронного документа – отсутствие доступа к Интернету у работника, либо неумение им пользоваться. До сих пор не у всех людей есть возможность постоянного выхода в Интернет, также есть люди, которые не умеют ориентироваться в нем достаточно хорошо.
Ещё один минус в том, что старые книжки все равно придётся хранить.
Закон про электронные трудовые книжки: что о нем сейчас известно
Новый указ — это продолжение закона, который уже вступил в силу 01.01.2020 года. Глава правительства нашего государства считает, что подобные изменения невероятно важны. Во-первых, денежные средства из бюджета будут значительно сэкономлены. Во-вторых, благодаря электронным трудовым книжкам у кадровиков значительно сократится однотипная работа.
Каждый работодатель обязан сообщить собственным работникам, что у них есть право выбора формата ведения такого документы. Сотрудники могут остаться на бумажном варианте либо перейти на новый. Выбрать будет необходимо до 31.12.2020 года.
При выборе электронной трудовой книжки работодатель уже не отвечает за её ведение. Сотрудник получает на руки бумажный аналог. Выбрасывать его не нужно, в ней находится информация о прошлых местах работы. Если вы высказали своего мнения, то бумажный вариант продлевается автоматически.
С 01.01.2021 каждый соискатель, который планирует устроиться на первое рабочее место, получит только электронные трудовые книжки. Бумажные оформить уже не получится.
Обязательно ли всем сотрудникам переходить на электронные трудовые книжки?
До конца 2020 года работодатели должны были собрать у сотрудников заявления — либо о просьбе продолжать ведение бумажной трудовой книжки (БТК), либо о просьбе вести только электронную трудовую книжку.
Переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК) или нет — желание работника. Его нельзя обязать принудительно сменить формат трудовой книжки.
Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку, тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно.
Когда не надо вести бумажную трудовую:
- Человек впервые устроился на работу в 2021.
- Сотрудник отказался вести бумажный вариант трудовой.
Как изменилась отчетность
С 2020 кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило — подавать отчет по нему не нужно.
Кадровые изменения это:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую должность;
- присвоение квалификации/специальности;
- подача заявления об отказе/желании вести бумажную трудовую.
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.