Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каждому ООО грозит штраф в 500 тыс. руб. за нарушение порядка собраний». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже было упомянуто ранее, закон не содержит исчерпывающего перечня ситуаций, когда имеет место созыв собрания. Если участник общества, имеющий одну десятую долю голосов, сочтёт необходимым проведение совещания, генеральный директор будет обязан удовлетворить требование, назначить дату и разослать остальным учредителям уведомление о проведении собрания.
Можно ли не соблюдать процедуру и (или) срок уведомления о собрании
По общему правилу порядок и срок уведомления о проведении собрания нужно соблюдать обязательно. Но если в обществе нет конфликта между участниками и отсутствует риск неучастия кого-либо из них в собрании, то сроки и порядок уведомления можно не соблюдать, так как участие в собрании всех участников ООО влечет:
1) признание собрания правомочным, даже если были нарушения срока и порядка уведомления (п. 5 ст. 36 Закона об ООО);
2) исключение риска оспаривания решений, принятых на собрании, так как не будет нарушено право на участие в деятельности общества (п. 1 ст. 43 Закона об ООО);
3) вероятность признания малозначительным административного правонарушения в связи с нарушением требований к порядку и сроку уведомления, поскольку такое нарушение не повлечет тяжких последствий и не причинит вреда участникам ООО (ст. 2.9, ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).
Поэтому если нужно срочно принять решение на общем собрании участников ООО, то формальные требования, установленные Законом об ООО и уставом, можно не соблюдать. И вы можете, например, уведомить участников sms-сообщением, по электронной почте или просто оформить протокол с необходимыми вам решениями и дать его на подпись участникам ООО.
ФЗ «Об обществах» не содержит строгих указаний на форму требования, не предлагает к использованию никаких общеобязательных унифицированных бланков. Именно по этой причине официальную бумагу принято выполнять в свободной форме.
В качестве носителя информации берём чистый лист бумаги формата А4 или фирменный бланк юридического лица. Оба варианта имеют право на существование. Что касаемо исполнения текста, то здесь всё стандартно. На выбор предлагается два варианта: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Сделанный выбор не сможет повлиять на решение исполнительного органа об исполнении или неисполнении заявленного требования.
Сроки проведения очередного собрания
Общее собрание участников является высшим органом управления в ООО, к компетенции которого относятся вопросы, определенные в ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – ФЗ об ООО).
Итак, поговорим об очередном общем собрании участников, которое должно проводиться во всех ООО без исключения. В соответствии со ст. 34 ФЗ об ООО очередное общее собрание участников общества проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем 1 раз в год. При этом, как говорится в законе, уставом общества должен быть определен срок проведения очередного общего собрания участников общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности. Оно должно проводиться не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
Однако возникает вопрос, кто и какую ответственность несет в случае, если собрание не будет проведено в установленные сроки. По общему правилу очередное общее собрание участников общества созывается исполнительным органом общества (генеральным директором, президентом и др.), порядок созыва общего собрания участников определен в ст. 36 ФЗ об ООО. В соответствии с ч. 11 ст. 15.23.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) за незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников ООО, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников ООО предусмотрена ответственность в виде административного штрафа:
- для граждан – в размере от 2 000 до 4 000 руб.;
- для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб.;
- для юридических лиц – от 500 000 до 700 000 руб.
Однако если в ООО один участник, на него не будут распространяться требования закона о созыве общего собрания1. И штраф ему тоже не грозит, особенно с учетом того, что у единственного участника больше возможностей принять решение по итогам года, оформив его «нужной датой». Во всяком случае судебная практика, свидетельствующая о привлечении к ответственности за нарушение сроков принятия решения единственным участником по итогам прошедшего года, пока не сложилась.
Для законного принятия решений участников ООО необходимо ряд этапов проведения собрания. Главными из них являются кворум, подсчет голосов и протокол. Дополнительными — уведомления и регистрация участников на собрании. И если при прохождении главных этапов не было допущено нарушений, то собрание можно считать правомочным.
Но это никак не означает, что можно пропускать дополнительные этапы, считать их необязательными, раз в компании нет конфликта между участниками. Практика показывает, что споры между участниками могут возникнуть в любой момент, а тем более – в таких сложных экономических условиях, как сейчас. Пренебрежение соблюдением установленных законом и уставом процедур может вылиться в бесконечные судебные разбирательства, итог которых не всегда легко предсказать.
Подготовка к собранию. Кого и как извещать о предстоящем событии
В ходе судебного заседания, судьи могли отказать истцу в удовлетворении иска, если его размер доли был небольшим. Для примера, если человек обладает долей 5-7%, то его мнение не могло оказать влияние на принимаемое решение и изменить дальнейшие действия. Суды принимали подобный довод, как убедительный и отказывали в иске.
Современная трактовка гласит, что даже если участник собрания имеет минимальную долю, и его своевременно и должным образом не оповестили о предстоящем событии, то он вправе подать иск в суд. Самое интересное, если учитывать опубликованный обзор, то у него есть значительные шансы получить удовлетворение своего иска. Раньше не извещение участнику рассматривалось как событие, не обладающее неблагоприятными последствиями.
Сейчас, для решения суду достаточно факта, что организация нарушила правила проведения собрания. Таким образом, действия общества могли помешать реализации желаний участника, и лишали права участвовать в обсуждении, не позволили влиять на решения.
Публикация Устава контрагента в интернете
Раньше, в ходе судебного разбирательства суды решали этот вопрос по своему усмотрению. Некоторые основывались на том факте, что контрагент не мог знать об ограничениях в уставных документах, если они не предоставлялись другой стороне договора. Другие судьи указывали, что если существует публикация в интернете, то компания имела возможность ознакомления с документом и понимать риски.
Теперь, если Устав присутствует в свободном доступе, но другая сторона не могла или не захотела с ним ознакомиться, то она не вправе на этом основании оспаривать сделку. Такой вывод позволяет сохранить условия договора, и обяжет стороны выполнить обязательства. Даже в том случае, если сделка совершается без уведомления участников. В данном случае тот факт, что такие действия прописаны в учредительных документах, не может помешать совершению сделки.
Кто принимает решение о созыве собрания
Полномочие стать инициатором внеочередного собрания есть у следующего круга лиц:
- Исполнительного органа;
- Наблюдательного совета фирмы;
- Аудитора компании;
- Ревизора/ревизионной комиссии;
- Отдельных представителей ООО, владеющих в общей сложности как минимум 1/10 доли от уставного капитала.
Инициатива проведения собрания оформляется в виде требования, если желание провести заседание принадлежит отдельному члену общества.
Строгих норм к оформлению этого документа не существует, главное, указать в нём следующие сведения:
- Дату написания требования;
- День заседания;
- ФИО участника, решившего провести заседание;
- Величину вклада в Уставный капитал инициаторов;
- Вопросы внеочередного собрания;
- Подписи инициатора или директора, а также печать ООО.
Кто принимает решение о созыве собрания
Полномочие стать инициатором внеочередного собрания есть у следующего круга лиц:
- Исполнительного органа;
- Наблюдательного совета фирмы;
- Аудитора компании;
- Ревизора/ревизионной комиссии;
- Отдельных представителей ООО, владеющих в общей сложности как минимум 1/10 доли от уставного капитала.
Инициатива проведения собрания оформляется в виде требования, если желание провести заседание принадлежит отдельному члену общества.
Строгих норм к оформлению этого документа не существует, главное, указать в нём следующие сведения:
- Дату написания требования;
- День заседания;
- ФИО участника, решившего провести заседание;
- Величину вклада в Уставный капитал инициаторов;
- Вопросы внеочередного собрания;
- Подписи инициатора или директора, а также печать ООО.
Когда созыв внеочередного собрания проходит по воле собрания директоров, то требование не составляется. Сразу же оформляется уведомление остальных участников о том, что в скором времени нужно принять решение касаемо важных вопросов.
Как отражаются результаты внеочередного собрания
Весь процесс внеочередного собрания требуется протоколировать. Другими словами, специально назначенный для этих целей секретарь ведёт документ, в котором отражаются действия участников заседания.
Если на собрании находятся не все участники, то обсуждать вопросы, которые не были прописаны изначально в уведомлении, не полагается. При несоблюдении этого требования любой отсутствующий член общества вправе обжаловать принятое без его голоса решение в судебном порядке.
Образец протокола отражает следующие данные:
- Дату заседания и его время;
- Адрес заседания;
- Итоги голосов по каждому вопросу;
- Информацию о тех, кто подсчитывал голоса;
- Данные об участниках, голосовавших за отказ от выдвинутого решения и выявивших желание обозначить это в протоколе.
По окончании заседания протокол собрания подписывает председатель внеочередного собрания, а также секретарь. Также документ заверяется представителем нотариальной конторы либо подписями присутствующих.
Не позже 10 дней со дня завершения собрания копии оформленного протокола адресуются членам фирмы, а оригинал хранится во внутренней документации. Рассылку осуществит исполнительный орган либо тот, кто ведёт протокол.
Когда проводится очередное собрание?
Сроки проведения очередного общего собрания могут быть четко определены в Уставе. Там может быть прописана как конкретная дата – например, 10 марта, так и относительные сроки – например, первая рабочая неделя по истечении двухмесячного срока с момента окончания финансового года.
Если в учредительных документах подробной регламентации сроков проведения собрания не содержится – компания вправе руководствоваться требованиями закона и провести общее собрание участников общества не позже чем через 4 месяца с момента окончания финансового года, но и не ранее чем через 2 месяца с даты его окончания.
Примечание: В Уставе могут быть продублированы положения Закона и указан период, установленный законом – с 1 марта по 30 апреля.
При этом финансовым годом, как следует из положений ст. 12 Бюджетного Кодекса РФ, является период, аналогичный году календарному – то есть с 1 января по 31 декабря.
Уведомление о проведении общего собрания участников
Здесь выложен для ознакомшения и скачивания образец уведомления о собрании участников (или, как их иногда ошибочно называют учредителей) ООО. Данное уведомление в обязательном порядке направляется участникам ООО в срок, определенный уставом или ФЗ «Об ООО». Направляется оно либо почтой (ценное письмо с уведомлением и описью вложения), либо нарочно, либо в электронном виде (этот способ лучше предусмотреть уставом). В любом случае не лишним будет иметь подтверждение того, что участник данное уведомление получил.
Данное «уведомление о собрании учредителей» актуально и для 2019 года, поскольку на момент начала февраля этого года никаких изменений в законодательстве в части уведомления о созыве общего собрания участников ООО не было.
Также рекомендуем скачать список участников ООО.
Если финансовый год совпадает с календарным (указывается в Уставе) — собрание по итогам года проводится не раньше 1 марта и не позднее 30 апреля. Уставом общества должен быть определен срок проведения очередного общего собрания участников общества — там могут быть указаны более сжатые сроки.
Если в ООО всего 1 участник, проводить общие собрания не нужно. Но необходимо в указанные сроки оформить решение единственного участника ООО.
Это прямо следует из ст. 39 Закона об обществах с ограниченной ответственностью: В обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно. При этом положения статей 34, 35, 36, 37, 38 и 43 настоящего Федерального закона не применяются, за исключением положений, касающихся сроков проведения годового общего собрания участников общества.
Протокол общего собрания
Протоколом именуется документ, который подтверждает факт присутствия участников на обсуждении и принятии разного рода решений, связанных с последующим улучшением бизнеса. Наличие такого документа является важным фактором в устранении разнообразных конфликтов и разногласий среди всех участников.
Все обсуждения и решения, принятые участниками в ходе собрания, тщательно записываются и заносятся в протокол (ст. 181 ГК РФ), впоследствии подписи в нём должны оставить секретарь и председатель.
В качестве председательствующего может выступать:
- председатель совета директоров;
- участник с наибольшим пакетом акций;
- любой другой, определённый голосованием участник;
- лицо, заменяющее выбранного председателем человека.
Рассмотрим основные данные, которые заносятся в протокол в ходе собрания:
- название (без сокращений) ООО, точное месторасположение;
- форма собрания;
- дата, время и место, где проводится мероприятие;
- точные сведения о времени регистрации участников;
- данные о секретаре, председателе и всех участниках;
- всевозможные вопросы, которые подлежат рассмотрению в процессе собрания (записываются в порядке убывания по важности);
- итоги принятых решений касательно каждого из обсуждаемых вопросов;
- данные о голосовавших «против», вне зависимости от рассматриваемого вопроса, а также о человеке, осуществлявшем подсчёт голосов;
- подписи секретаря, председателя.
Надо ли заверять протокол общего собрания учредителей
С 1 сентября 2014 года нотариальное заверение протокола общего собрания учредителей стало необходимым. Нотариус должен удостоверить факт принятия решения на собрании и состав участников ООО, которые присутствовали на собрании и это решение принимали.
Не будучи заверенным нотариально, протокол считается действительным в том случае, если в уставе ООО или протоколе заявлен иной способ фиксации результатов голосования — например, ведется съемка на камеру или аудиозапись. При этом следует понимать, что не каждый суд станет довольствоваться копией записи: у представителя ООО могут запросить для разбирательств по делу камеру или телефон, на внутренней памяти которого хранится запись.
Если участники общества хотят обойтись без услуг нотариуса и решили воспользоваться техническими средствами записи, то в протоколе собрания можно указать, что принятие решений и состав участников ООО, присутствовавших при их принятии, подтвержден видео или аудиозаписью, которая была сделана во время собрания и прилагается к настоящему протоколу на карте памяти.
В протоколе общего собрания на этапе регистрации организации обязательно укажите следующие сведения:
- Название документа
- Наименование организации
- Дату и место проведения собрания
- Список присутствующих учредителей
- Данные секретаря и председателя
- Повестка дня
- Описание решений с подсчетом голосов по каждому
- Подписи председателя и секретаря или всех участников собрания
В момент создания компании на повестку дня собрания вынесите следующие вопросы:
- о фирменном наименовании компании
- о месте нахождения ООО
- о подписании договора об учреждении общества
- об общем размере уставного капитала и долях в нем
- об утверждении устава или о том, что общество будет действовать по типовому уставу, утвержденному Минэкономразвития РФ
- об избрании органов управления обществом