Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закона от №212-ФЗ) контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование осуществляет Пенсионный фонд. Первоначально Правлением ПФР (Распоряжение от 11.05.2010 № 127р) были утверждены Временные методические указания по организации проведения выездных проверок. Однако этот документ во многом повторял положения названного закона и не давал четкого представления об основных аспектах, подлежащих проверке и описанию в акте выездной проверки. В связи с этим для установления единообразной правоприменительной практики по проведению выездных проверок плательщиков страховых взносов Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 №34р были утверждены Методические рекомендации по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации). Ранее действовавший документ, регулирующий порядок проверок, признан утратившим силу.

Организация выездных проверов ПФР.

Обратите внимание: хотя Методические рекомендации были утверждены в 2011 году, данный документ применяется к правоотношениям при проведении выездных проверок за расчетный период с 1 января 2010 года.

Во время плановых визитов инспекторов ФСС интересуют:

правильность расчета страховых взносов, включая те, которыми занимается ФНС – например, ВНиМ (взносы по временной нетрудоспособности и материнству);

выплаты при наступлении страховых случаев – при получении травм на производстве, выход в декрет, временная нетрудоспособность по больничному и пр.;

выдача застрахованным сотрудникам путевок на санаторно-курортное лечение.

Почти всегда проверяют больничные листы:

соответствует ли образец Госстандарту;

присутствует ли подпись врача, четкий оттиск печати;

нет ли признаков поддельного или неоригинального больничного;

верно ли заполнен документ работодателем – при наличии ошибок их нужно зачеркнуть, а правильные сведения указать на обратной стороне вместе с надписью «Исправленному верить», подписью руководителя и печатью организации (при наличии);

есть ли ошибки в заполнении, допущенные медицинским учреждением – в этом случае больничный признается недействительным, а застрахованному лицу нужно будет получить дубликат документа.

Кроме этого, конечно же, проверяют правильность расчета самого пособия.

Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР

Большинство организаций хоть раз сталкивались с требованиями от налоговой инспекции. Некоторые компании не понаслышке знают о выездных проверках ФНС. Но помимо ФНС деятельность любого работодателя контролируют фонды — ПФР и ФСС. Сейчас большую часть отчетности по взносам контролирует ФНС. Что анализируют фонды, какие требования предъявляют и как избежать выездных проверок, рассмотрим в данной статье.

Всю отчетность фонды проверяют на соответствие контрольным показателям, а также обращают пристальное внимание на применение льгот, по данным статьенных тарифов и возмещение средств из бюджета фондов.

Существует два вида проверок, осуществляемых фондами:

Камеральные проверки проходят все отчеты, представленные в ФСС и ПФР. Такие проверки проводятся только по отчетному периоду. На камеральную проверку отводится три месяца со дня отправки отчета, поэтому требование об устранении расхождений и ошибок по отчету за I квартал, отправленному 20.04.2018, могут прийти даже в июле.

Результат «камералки» может послужить поводом для выезда на территорию страхователя с целью проверки.Сроки выездной проверки должны быть прописаны в решении о ее проведении..

Выездная проверка преимущественно проходит по адресу работы плательщика (ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).Такой проверке предшествует вынесенное и оформленное Фондом решение. Если решение отсутствует, предприятие может отказать в проверке.

Максимальный срок для выездной проверки — 2 месяца. Иногда срок могут увеличить до 6 месяцев.

14 дней бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Экстерна

Напомним также, что ФСС РФ выпустил еще два методических документа, которыми он будет в дальнейшем руководствоваться при проверках страхователей:

• Постановление ФСС РФ от 07.04.2008 N 82 «Об утверждении методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».
• Постановление ФСС РФ от 21.05.2008 N 110 «Об утверждении методических указаний по проведению камеральных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в ФСС России расчет по форме-4 ФСС. Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Камеральную проверку проводят на территории отделения ФСС. Поэтому, кроме самого расчета, при проверке сотрудники фонда могут использовать лишь уже имеющиеся у них документы, например:

• расчеты страховых взносов, которые были представлены ранее;

• документы, которые страхователь подал вместе с первоначальными расчетами – речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;

• выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней. Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование: по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, что указано в штампе. Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ФСС России могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением.

Что готовить и чего ожидать?

Обычно выездная проверка проходит на территории предприятия. Если нет возможности предоставить помещение — тогда по месту нахождения контролирующих органов.Проводить проверку могут только те инспекторы, которые указаны в решении, поэтому, прежде чем предоставить доступ сотрудникам фондов, сверьте реквизиты в решении с реквизитами удостоверений инспекторов.

Решений должно быть два:

• первое — от руководителя (его заместителя) территориального органа ПФР (форма N 8-ПФР);
• второе — от руководителя (его заместителя) территориального органа ФСС РФ (форма N 9-ФСС РФ).

Будьте внимательны к документам проверяющих! Проверьте удостоверения инспекторов, сверьте их с реквизитами решений. Право проводить проверку имеют только те инспекторы, которые указаны в решениях.

Не пустить их на территорию предприятия, если все документы в порядке, вы не имеете права. Если не обеспечить доступ, контролеры составят акт воспрепятствования доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов. И тогда по 212-ФЗ, инспекторы имеют право начислять штрафные санкции по аналогии.

Продолжительность выездной проверки не может быть больше двух месяцев (считается с даты решения до составления справки о проведенной проверке). Сотрудники фондов могут приостановить проверку для получения дополнительной информации; в общем случае срок приостановки не превышает шести месяцев.

Начало процедуры выездной проверки ФСС

Регламент проведения выездных проверок обязывает ревизоров следовать четкому порядку действий. Нарушение документооборота или сроков влечет оспаривание результатов налогоплательщиком и отмены решения. Проверка осуществляется на основании решения территориального отделения ФСС.

Особенности оформления решения на проверку:

• Право удостоверения документа имеет руководитель Фонда, его заместитель или иное лица, временно назначенное на должность приказом.
• Проверка филиала предприятия, имеющего самостоятельный счет, баланс и рабочие места, производится на основании решения органа территориального расположения филиала.
• В составесведений документа содержатся название налогоплательщика, цель проверки, период, охватываемый мероприятием, данные ревизоров.
• Документ издается на фирменном бланке ТО ФСС, утвержденном вышестоящим органом.
• Одновременно с решением (сразу после его вручения) налогоплательщику предъявляется требование о представлении документов.

В рамках совместных выездных проверок фондов решения и требования выписываются ФСС и ПФР каждым учреждением отдельно. Документы вручаются руководителю предприятия независимо друг от друга.

Сроки и этапы проведения проверок ФСС

Каждый этап мероприятия контроля имеет сроки, оговоренные законодательством. Окончание проверки оформляется справкой и актом, на составление которого отводится 2 месяца. К акту проверки с выявленными нарушениями должны прилагаться подтверждающие документы – копии форм первичного учета.

Кто находится в зоне риска

Выездные проверки компаний проводят по месту нахождения организации или обособленного подразделения (если у него есть отдельный баланс, расчетный счет, производятся выплаты физическим лицам). Об этом сказано в ч. 2 и 3 ст. 35 Закона N 212-ФЗ.

План совместных проверок ПФР и ФСС РФ подготовили уже в декабре прошлого года, о чем сообщалось на сайтах фондов. Однако обнародован он не был.

Тем не менее предположить, а значит, и подготовиться к тому, что именно в вашу компанию придут с проверкой, вполне реально. Информация о критериях отбора содержится в вышеуказанных Рекомендациях ПФР и ФСС РФ, в Письме ПФР N ТМ-30-24/13848 и ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

Отметим, в течение года план проверок может меняться: из него могут либо исключать, либо добавлять новые предприятия.

Таблица 2. Перечень документов, которые потребуют сотрудники ФСС РФ (в дополнение к документам, приведенным в табл. 1)

 N 
п/п

 Документ 

 Комментарий 

 1 

 2 

 3 

 1 

Организационно-распорядительные 
документы, определяющие систему 
оплаты труда и формы 
материального поощрения 
(положения, инструкции, 
постановления, приказы, решения 
работодателя, регулирующие 
систему оплаты труда) 

Ревизоры проанализируют 
правильность оформления документов 
и наличие выплат, которые в них не 
указаны 

 2 

Больничный лист, расчет самого 
пособия 

Основные ошибки при заполнении 
больничных листов указаны в п. 60
Методических рекомендаций 
о проверках ФСС РФ 

 3 

Медицинские справки, выданные 
лечащим врачом, для назначения 
единовременного пособия женщинам,
вставшим на учет в медицинских 
учреждениях в ранние сроки 
беременности 

При отсутствии данных справок 
начислять пособие нельзя 

 4 

Заявление о выплате пособия, 
справка о рождении ребенка, 
справка с места работы другого 
родителя о том, что ему такое 
пособие не выплачивалось, выписка
из решения об установлении над 
ребенком опеки (для лиц, 
заменяющих родителей) 

Документы  необходимы для 
начисления единовременного пособия 
при рождении ребенка 

 5 

Заявление о предоставлении 
отпуска по беременности и родам, 
листок нетрудоспособности 

Документы  необходимы для 
начисления пособия по беременности 
и родам 

 6 

Заявление о предоставлении 
отпуска по уходу за ребенком 
и выплате пособия, приказ 
о предоставлении отпуска, копия 
свидетельства о рождении ребенка,
справка с места работы другого 
супруга о том, что он 
не использует отпуск по уходу 
за ребенком и пособие не получает

Документы  необходимы для 
начисления ежемесячного пособия 
по уходу за ребенком 

 7 

Заявление о предоставлении 
дополнительных выходных дней для 
ухода за ребенком-инвалидом, 
справка из органов соцзащиты об 
инвалидности ребенка с указанием,
что ребенок не находится на 
гособеспечении, расчет пособия, 
копия приказа о предоставлении 
дополнительных выходных дней для 
ухода за ребенком-инвалидом, 
справка с места работы другого 
родителя о том, что на момент 
обращения дополнительно 
оплачиваемые выходные дни в этом 
же календарном месяце им не 
использованы 

Оплата дополнительных выходных 
дней для ухода за детьми-инвалидами

Возражения по акту проверки

Если представитель компании не согласен с фактами и выводами, которые изложены в акте проверки, он может в течение 15 дней со дня получения документа представить письменные возражения. Например, акт получен 18 апреля. Последний день, когда можно подать возражения, — 10 мая. Дело в том, что речь идет о рабочих, а не календарных днях (п. 6 ст. 6.1 НК РФ и п. 23 Методических рекомендаций о проверках ФСС РФ). К возражениям прикладывают документы (заверенные копии), подтверждающие их обоснованность (ч. 5 ст. 38 Закона N 212-ФЗ).

Если ревизоры вынесут решение о привлечении страхователя к ответственности до истечения 15-дневного срока, суд признает такое решение незаконным (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.12.2010 по делу N А78-2578/2010 и Северо-Западного округа от 24.12.2010 по делу N А21-6545/2010).

Дело в том, что ч. 1 ст. 39 Закона N 212-ФЗ гласит: руководитель контролирующего органа должен рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные проверяемым лицом (его уполномоченным представителем) письменные возражения по акту. На их основании он должен вынести решение в течение 10 дней со дня истечения срока, указанного в ч. 5 ст. 38 Закона N 212-ФЗ (15 рабочих дней).

Разногласия по акту проверки оформляют в свободной форме. Обязательно нужно указать наименование, ИНН, КПП предприятия, адрес компании, регистрационный номер страхователя, время проведения ревизии, ее объект. Далее следует пояснить причины возражения, привести ссылки на нормативные акты.

Что может проверить ФСС

В первую очередь территориальный орган ФСС обычно интересует обоснование затрат на выплату страхового обеспечения (далее — СО), а во вторую – правильность расчета страховых взносов и соблюдение срока их перечисления.

Поэтому на вопрос, какие документы готовить к проверке ФСС в 2017 году, ответ таков:

• документы, подтверждающие расходы на СО;
• документы, связанные с расчетом и перечислением взносов.

Такой вывод подтверждается, в том числе, положениями статей 26.14, 26.16 Ф. закона № 125-ФЗ.

Конкретный же перечень документов зависит непосредственно от ситуации. Ими могут быть, в том числе:

• первичные документы;
• расчетно-платежные ведомости;
• договоры;
• акты, подтверждающие факты травматизма, и т.п.

Ответственность работодателя

Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.

Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов:

За что предпринимателя может оштрафовать фсс?

Возможные нарушения и санкции прописаны в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ. В частности, работодателя могут наказать, если:

1. Компания вовремя не отправила форму 4-ФСС: документ сдают 4 раза в год – в апреле, июле, октябре и январе, до 20 числа этих месяцев (в бумажном виде, для электронной отчетности — до 25 числа). За нарушение сроков начисляют штраф – 5% от суммы страховых платежей за каждый месяц просрочки. При этом минимальный размер штрафа составляет 1000 р., а максимальный – 30% от взносов на травматизм.
2. Нарушены сроки перечисления взносов на НС и ПЗ – платеж нужно провести до 15 числа следующего за отчетным месяца. За неуплату или неполную уплату штраф составит 20% от суммы долга, а если удастся доказать умышленный характер задержки – то размер штрафа возрастет до 40%. Плюс придется оплатить набежавшие пени – по 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Если же размер долга составляет более 1,8 млн р., то «подключается» уголовная ответственность (ст. 199.3 УК РФ) со штрафами до 300 тыс. р., принудительными работами или арестом на срок 1 год.
3. Представлен отчет в бумажном виде – если отчет включает в себя сведения о 25 или более сотрудниках, то ФСС примет только электронный вариант. За бумажную версию придется оплатить штраф в 200 р. Впрочем, оплата штрафа не освобождает от обязанностей по отправке электронной отчетности.
4. Не представлены документы – штраф 200 р. за каждый экземпляр, необходимый для контроля за правильностью начисления взносов.
5. Нарушили сроки регистрации в ФСС для ИП: предприниматель обязан зарегистрироваться в течение 30 дней с момента найма первого сотрудника, то есть с даты заключения трудового или ГПХ договора. За нарушение сроков придется выплатить штраф в размере 5 тыс. р. Если просрочка составляет 90 дней и более, то сумма наказания возрастает до 10 тыс. р.

Как проходит выездная проверка

В ходе выездной проверки работники ПФР могут проверить период не больше трех лет, которые предшествуют году, когда было принято решение о проверки (ч. 9 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В общем случае выездная проверка проходит в помещении организации. Но если плательщик не может предоставить помещение для проверяющих, то выездную проверку проводят на территории отделения ПФР (ч. 1 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Кроме того, компании передадут требование о представлении документов. Так, ОПФР может потребовать у компании копии документов, на основании которых исчислены и уплачены взносы, и документы, которые подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (ч. 1 ст.

Документы нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения требования (ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Запрашивать документы, которые не относятся к предмету проводимой проверки, ПФР не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утв. распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 05.05.2021 №120р).

Проверка больничных листов

Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:

• Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
• Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
• Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.

Похожие записи:

• Способы уведомления о втором гражданстве в 2021 году
• Что такое социальная пенсия по старости, кому и когда она выплачивается?
• Регион 774: автовладельцы в Челябинске получат новые трехзначные номера