Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года — новые правила оформления больничных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
С первого января текущего года заполнение больничного листа осуществляется в электронном виде. В бумажном — только если:
- Сведения работника являются гостайной.
- В отношении гражданина применены меры госзащиты.
Как уже отметили выше, заполнять больничный лист работодателю нужно теперь редко. В этом процессе он практически не участвует, но всё равно обязан электронно взаимодействовать с ФСС. Для этого можно воспользоваться одним из следующих вариантов:
- На сайте ФСС создать личный кабинет страхователя. Фонд разработал подробную инструкцию по его созданию и использованию.
Оплата больничного листа
Оплачивает больничный лист ФСС. По крайней мере, его большую часть. Но обращаться в фонд работнику не нужно — все должен сделать работодатель. Сотруднику нужно лишь передать свой листок по месту трудоустройства.
Первые три дня будут перечислены с заработной платой. Все остальное будет выплачено отдельно, в течение десяти дней с момента передачи листка.
Работнику не нужно думать, как получить больничный. Все действия выполнит работодатель, нужно лишь получить документ с медицинской организации.
Если сотрудник не проработал в компании полгода, то он может рассчитывать на минимальную выплату. Аналогичная ситуация, если гражданин получал меньше, чем минимальный размер оплаты (например, из-за работы на полставки). Все выплаты будут рассчитаны на основании минимальной оплаты труда, установленной законодательством. Учитываются региональные показатели, а не общефедеральные.
К начислению больничного на основании минимального размера оплаты труда приводит и нарушение предписанного врачом режима. Пациент, самостоятельно покинувший место лечения, нарушающий иные правила, может быть подвергнут такому наказанию. Но окончательное решение принимает работодатель, основываясь на отметках врача.
Ограничен размер не только минимальных, но и максимальных выплат. ФСС определяет максимальный дневной доход, больше которого в расчет брать нельзя.
Например, если заработная плата составила 2 миллиона рублей за год, гражданин будет получать не более 1777000 рублей в перерасчете на каждый день — именно столько в 2022 году установил Фонд Социального Страхования.
Правила оформления больничного листа
По большому счету вопрос о том, как оформить больничный лист, должен интересовать работодателя только в рамках соответствия представленного работником документа действующим требованиям закона и с точки зрения необходимости начисления и выплаты компенсационного пособия по нетрудоспособности.
Правила оформления таковы:
- Больничный лист заполняйте гелевой, перьевой или капиллярной ручкой с черными чернилами. Использовать шариковую ручку или ручку с синими чернилами запрещено. Не выходите за границы ячеек и всегда начинайте с первой (п. 65 Порядка выдачи больничных).
- Название организации пишите заглавными печатными русскими буквами без кавычек, тире. Между словами оставляйте пустые ячейки. Название, которое не помещается полностью, сократите. Например, не указывайте организационно-правовую форму — ООО, АО. Не забудьте поставить отметку «Основное» или «По совместительству».
- Регистрационный номер и код подчиненности возьмите из уведомления о регистрации в ФСС (п. 66 Порядка выдачи больничных).
- В строке «Средний заработок…» укажите базу для расчета пособия.
- Суммы пособия — за счет работодателя, за счет ФСС и итоговую — указывайте полностью, не уменьшая на НДФЛ.
- Фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера напишите заглавными печатными буквами. Между фамилией и инициалами оставьте пустую ячейку, между инициалами — не оставляйте.
- Печать организации не должна попадать на ячейки (п. 65 Порядка выдачи больничных).
Образец заполнения больничного вы можете скачать в нашей статье.
Выплата денежной компенсации по больничному в 2021 году производится в 2 этапа: первые 3 дня выплачиваются работодателем в ближайший после назначения пособия день выплаты зарплаты в компании (ч. 1 ст. 15 закона № 255-ФЗ), остальные дни больничного, начиная с 4, идут напрямую от ФСС работнику, минуя работодателя.
ФСС обязан произвести перечисление денежных средств по листку нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня получения необходимых для начисления пособия сведений.
Порядок заполнения больничного медицинским учреждением
Первую часть листа заполняет сотрудник медицинского учреждения (врач), которое выдает больничный. Ниже приведена пошаговая инструкция по заполнению основных строк больничного листа (п.56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).
| Этапы |
Порядок заполнения больничного листа |
Пояснения |
| 1. | Вверху листка нетрудоспособности (рядом с номером и штрих-кодом) в первой строке указывается первичный больничный или выдача его дубликата (п.п.57, 58 Порядка выдачи листков нетрудоспособности) | Если отметки две – лист нетрудоспособности недействительный. Если указано «дубликат», рядом необходимо указать номер утерянного листа. Если болезнь длительная, то выдают несколько листков и в каждом последующем проставляют номер предыдущего |
| 2. | Далее указывают наименование и адрес медицинского учреждения (абз.3, абз. 4 п.58 Порядка выдачи листков нетрудоспособности) | Между словами и цифрами одна клеточка должна быть пустой. Если данные не помещаются в строчки, то слово можно сократить Наименование организации может быть как полным, так и сокращенным, но произвольно сокращать запрещается. Адрес можно указывать в любой последовательности (п.8 Письма ФСС № 14-003-18/15-12956 от 28.10.2011 г.) |
| 3. | Прописывают дату выдачи бланка и ОГРН медучреждения (основной государственный регистрационный номер) | Регистрационный номер пригодится, если название учреждения было сокращено. Для юридических лиц ОГРН состоит из 13 чисел, для ИП — 15 |
| 4. | Сведения об уходе. Заполняются, когда больничный выдается при уходе за заболевшим членом семьи.
Указывается возраст, родственная связь и ФИО члена семьи, за которым нужен уход. |
В строке «возраст» в первых двух клетках проставляется число полных лет, во вторых – число полных месяцев. Если ребенку меньше года, то заполняются только вторые две. Затем код родственной связи.
Если заболевших детей больше двух, то выдаются два листка нетрудоспособности. Они отличаются только данными тех детей, за которыми ухаживает родитель. |
| 5. | Заполняют сведения о пациенте: | |
| — ФИО, дата рождения и пол | Обязательно проверяйте правильность написания даты рождения и пол. Вместо даты рождения могут указать дату начала нетрудоспособности | |
| — ИНН и СНИЛС | Помогут установить личность больного | |
| — причина нетрудоспособности, указанная кодом (п.п.58, 61 Порядка выдачи листков нетрудоспособности) | Значения кодов находятся на оборотной стороне листа. Первые две ячейки кодируются числами от 1 до 15, а дополнительный трехзначный код только в определенных случаях, указанных в абз.27 п.58 Порядка выдачи листков нетрудоспособности. | |
| — вид места работы (основное или по совместительству) | Данные вносятся со слов пациента. Если выдается лист для работы по совместительству, то указывается номер листа, выданный для основной работы | |
| — наименование места работы | Обязательно узнайте у работодателя, какое название фирмы зафиксировано в ФСС РФ. Именно это название должно быть указано в листе.
Если пациент не знает полностью наименования работодателя, в этом случае врач оставляет пустое поле, которое должен заполнить работодатель |
|
| 6. | Далее в таблице «Освобождение от работы» указывают даты начала и окончания больничного. Вносятся данные врача и ставится его подпись (п.60 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). | При заполнении наименования учреждения или специализации врача допускается написание аббревиатуры. |
| 7. | Под таблицей врач пишет, с какой даты пациент может приступить к работе (абз. 1 п. 61 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). | Если больничный продлевается, то в графе «Иное» проставляется соответствующий код. И ниже пишется номер больничного, который выдается в продолжение. |
| 8. | Внизу раздела ставится подпись врача и справа – печать медицинской организации. Эта печать может быть круглая, треугольная, «для листков нетрудоспособности» и без такой надписи. Основное, на что нужно обратить внимание – это, чтобы в печати хорошо читалось наименование медучреждения (абз.12 п.60 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). | Для сохранения врачебной тайны в некоторых медицинских организациях разрешено ставить печати и штампы без указания профиля организации. Это могут быть, например, психиатрические, наркологические организации, центры по профилактике и борьбе со СПИДом и т.п. |
| 9. | Корешок больничного бланка заполняется врачом (п.57 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). | В нем указан минимум данных из ранее заполненных подразделов. Добавляется только номер истории болезни, дата выдачи больничного листа и подпись пациента |
Особенности грамотного оформления листа нетрудоспособности по беременности и родам
Существует перечень общих требований для грамотного оформления листа нетрудоспособности:
- Документ оформляется исключительно на официальном государственном языке (русском). Однако, если компания содержит в своем названии слова на каком-либо иностранном языке, их использование является правомерным.
- В ходе заполнения граф бланка документа субъект должен использовать заглавные печатные буквы.
- Информация вносится, начиная с первой ячейки графы. При этом, одна ячейка предназначена для одного символа. Вписывать символ таким образом, чтобы он выходил за границы ячейки, считается ошибкой.
- Заполнение документа должно осуществляться только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета.
Помимо ручного способа заполнения документа, также разрешено использование для этого компьютера. Более того, бумагу правомерно заполнить частично от руки, а частично ─ на компьютере.
Когда женщина получает больничный на руки, она должна проверить, не вносились ли сведения шариковой ручкой какого-либо иного цвета, кроме черного. В условиях, если подобное нарушение регистрируется уже нанимателем при предоставлении ему бумаги, он может затребовать у подчиненной дубликат.
Если в документе допущены ошибки, их исправление посредством корректора, лезвия или любых иных средств неправомерно. Все некорректные записи отражаются на обратной стороне документа и удостоверяются подписью ответственного субъекта.
Инструкция по заполнению больничного листа: заполнение работодателем
Наниматель тоже должен заполнить определенный раздел бланка листка нетрудоспособности, и от правильности данных зависит возможность получения им компенсации расходов по оплате больничного из средств Фонда социального страхования. Руководитель сотрудника вносит следующие сведения:
- Полное наименование компании (с указанием филиала, дочернего предприятия и подразделения).
- Форма трудоустройства заболевшего сотрудника (по основному месту работы или по совместительству).
- Номер организации, в котором трудится сотрудник (код из 5 знаков, выдаваемый Фондом социального страхования по месту постановки предприятия на учет).
- ИНН сотрудника (при наличии, кроме случаев с отпуском по БиР).
- СНИЛС работника.
- Ставится код (или несколько кодов через тире) в графе «Условия исчисления»:
- «43» — сотрудник вправе претендовать на льготы по причине того, что он трудится на вредном производстве;
- «44» — сотрудник трудился на территориях Крайнего Севера до 2007 года;
- «45» — работник имеет инвалидность;
- «46» — с сотрудником подписан трудовой контракт сроком действия менее 6 месяцев;
- «47» — работник принес больничный лист в течение месяца после увольнения или истечения срока действия договора;
- «48» — имели место нарушения указаний врача;
- «49» — сотрудник-инвалид находился на больничном больше 4 месяцев подряд (есть и иные ситуации);
- «50» — подчиненный работает на условиях неполного рабочего дня или недели.
- Период трудового стажа (без учета нестраховых периодов) сотрудника, время отчислений в ФСС.
- День начала болезни и день ее окончания (строка «Причитается пособие за период»).
- Среднемесячный оклад и среднедневной заработок.
- Размер пособия за первые 3 дня больничного, оплачиваемые за счет работодателя, и сумму выплат, которые должны быть ему компенсированы за счет ФСС.
- Суммарное больничное пособие (строка «ИТОГО»).
- Личные данные работодателя и главного бухгалтера (ФИО), подписи, печать. Печать не должна скрывать надписи.
Как заполнять больничный лист работодателю
- В первую строку вписывается наименование организации (полностью или в сокращенном варианте). Если указывается сокращенное наименование, то оно указывается также, как прописано в учредительных документах. Если учредительными документами краткое наименование не предусматривается, а полное состоит из более чем 29 символов, то сократить его можно в произвольном варианте по количеству ячеек в данной строке. Бухгалтер может ставить такие знаки, как точка, запятая, тире или кавычки. Но если наименование компании превышает 29 знаков, то можно эти знаки не проставлять. По первой строке также указывается проставляется галочка какой для работника является работа в данной организации, основной или по совместительству. В соответствующей ячейке ставится галочка.
- Вторая строка содержит информацию о регистрационном номере и код подчиненности работодателя. Данные бухгалтер может найти в уведомлении о постановке на учет организации, которое выдается при регистрации.
- В третьей строке указывается ИНН сотрудника и СНИЛС. ИНН заполняется только если у работника он имеется, если идентификационного номера у него нет, то строку оставляют пустой. В строке СНИЛС вписывается номер лицевого счета работника, указанный в зеленой карточке.
- В Четвертой строке «Условия начисления» проставляется двузначный код (несколько) при наличие особых правил выплаты больничного. Примером может служить начисление больничного в районах Крайнего Севера и приравненных к нему регионах. Здесь больничные выплачиваются, учитывая районный коэффициент. Заполняется эта строка в случаях, когда у сотрудника:
Есть инвалидность;
Было воздействие радиации;
Была работа в районе Крайнего Севера и приравненных к нему до 2007 года и по настоящее время;
Трудовой договор заключен менее, чем на 6 месяцев (за исключением заболевания туберкулез);
Заболевание наступило в 30-тидневный срок с момента окончания работы по трудовому договору;
Произошло по уважительной причине нарушение режима;
Установлен режим неполного рабочего времени, а доход в расчетный период ниже величины МРОТ, либо отсутствует.
- В пятой строке «Страховой стаж» вписывается количество лет и месяцев работы сотрудника. Данный стаж будет влиять на размер пособия. Например, при стаже меньше 6 месяцев пособие не будет превышать размер МРОТ за месяц. В ячейки «в т. ч. нестраховые периоды» вписывается информация по количеству лет и месяцев прохождения работником военной службы с 1 января 2007 г (закон №4468-1 от 12.02.1993).
- Строка шестая «Причитается пособие за период» предусматривает тот период, за который работодатель выплачивает пособие.
- Седьмая строка включает информацию о среднем заработке, исходя из которого рассчитывается пособие, а также средний дневной заработок.
- В восьмой строке первоначально указываются две суммы – пособие, выплачиваемое за счет работодателя и за счет ФСС, а затем итоговая сумма, включающая эти две выплаты.
Пособия работникам на ГПХ
Как в 2022 году. Работодатели не платят социальные взносы за сотрудников, которые работают по договорам ГПХ. Соответственно, такие сотрудники не имеют права получать пособия по нетрудоспособности и по беременности и родам (БиР).
Как в 2023 году. Работники на ГПХ смогут рассчитывать на больничные и пособия по БиР. Обязательное условие для этого — сумма взносов, которую перечислили с вознаграждений таких сотрудников в предшествующем страховому случаю году, была больше, чем стоимость страхового года.
Если подрядчики работают у нескольких страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком они получат у одного из страхователей на момент наступления страхового случая по своему выбору (п. 4.1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Получить пособия по временной нетрудоспособности и материнству в 2023 году смогут не все сотрудники (письмо Минтруда РФ от 05.08.2022 № 17-1/В-103).
Более поздние разъяснения Минфина
1. При заполнении листка нетрудоспособности в случае если в «строке» «Должность врача» таблицы «Освобождение от работы» недостаточно ячеек для указания должности, возможно сокращение наименования должности медицинского работника в пределах имеющихся ячеек.
2. При заполнении «строки» «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» таблицы «Освобождение от работы» указывается фамилия врача, затем с пробелом в одну ячейку его инициалы, которые нужно указывать через пробел без каких-либо знаков препинания.
3. Если фамилия и инициалы врача превышают 14 символов первого ряда ячеек, то допускается перенесение окончания фамилии и инициалов врача во второй ряд ячеек данной строки.
В случае если в указанной строке недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов медицинского работника (более 28 символов), возможно заполнение только фамилии врача без указания инициалов, а если недостаточно ячеек для заполнения фамилии, возможно ее сокращение в пределах имеющихся ячеек.
4. При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии, когда в «строке» «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» помимо фамилии и инициалов лечащего врача указываются фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии, в случае если в первом ряду указанной строки недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов лечащего врача (более 14 символов), во втором ряду недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов председателя врачебной комиссии (более 14 символов), возможно заполнение только фамилий врача (в первом ряду ячеек) и председателя врачебной комиссии (во втором ряду ячеек) без указания инициалов, а если недостаточно ячеек для заполнения фамилий, возможно их сокращение в пределах имеющихся первого и второго ряда ячеек указанной строки соответственно.
Основные правила по оформлению листа
Сейчас в городах России принят единый официальный бланк по оформлению временной нетрудоспособности.
Больничный лист – это официальный документ! Он имеет несколько вариантов и уровней защиты от подделок. Как и все документы, он заполняется в строгом соответствии с правилами.
Среди самых основных из подобных требований к оформлению, можно отметить следующие:
- Наличие даты открытия периода нетрудоспособности и число, когда человек может вернуться на рабочее место.
- Основная масса важных сведений вносится исключительно в качестве специальных кодов.
- Заполняется документ сотрудником предприятия или компании, где работает человек и медработником. Сам работник не может вносить в бумагу никакой информации.
- Все коды должны быть прописаны очень правильно. В процессе начисления выплат, лист обрабатывается специальными электронными устройствами. Если в кодах будет допущена ошибка, считать информацию с документа не получится, соответственно выплата не будет начислена.
Лицевая сторона документа разделяется на три главные информационные части:
- Информация от медицинского работника.
- Сведения от работодателя.
- Специальный отрывной бланк, который заполняется сотрудниками поликлиники.
Правила оформления каждой части стоит рассмотреть более подробно.
Правила заполнения бумажного бланка
Существуют установленные правила заполнения больничного листа врачом, этих же правил придерживаются работодатели при внесении данных о расчете пособия:
- буквы располагаются в пределах ячейки без выхода за ее края и соприкосновения с краем;
- слова вносятся с помощью печатного устройства или пишутся от руки заглавными буквами;
- при заполнении вручную используются чернила черного цвета;
- врачу нельзя ошибаться при заполнении бланка, если ошибка допущена или листок утерян до передачи на работу, больному выдается дубликат;
- копия заполняется на таком же бланке, но с пометкой «Дубликат»;
- работодатель, в отличие от врача, исправляет ошибку без замены бланка, это делается обычным вычеркиванием; правильные данные пишут на обороте документа, заверяют подписью, печатью и записью «Исправленному верить».
Пилотный проект ФСС – как заполнить больничный
Механизм заполнения листков нетрудоспособности практически не зависит от того, является ли предприятие участником эксперимента Соцстраха или нет. Порядок един для всех страхователей. Однако есть некоторые различия.
Правила внесения данных утверждены в Приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.11 г. Здесь определено, что больничные листы заполняются исключительно заглавными и печатными буквами. Цвет чернил – только черный. Запрещается использование шариковых ручек. Допускается применение капиллярных, гелевых и перьевых ручек. Участникам пилотного проекта не требуется вносить сведения в следующие строки раздела для работодателей:
- Сумма пособия за счет средств Фонда (ФСС).
- Итого начислено.
Все прочие графы заполняются по общим правилам. Величину пособия за счет предприятия бухгалтер отражает в своей графе. Если работодатель ошибся при внесении информации и это повлияло на сумму начисленного пособия, требуется внести корректировки в бланк. После чего в ФСС нужно подать обновленный пакет документации.