Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если неправильно заполнен больничный лист работодателем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Больничный лист служит основанием как для выплаты социального пособия работникам, так и для возмещения произведенных расходов работодателям. Поэтому так важна правильность его заполнения, ведь Фонд социального страхования может отказаться возмещать организации средства, затраченные на компенсацию, если при проверке обнаружит ошибки в листке нетрудоспособности.
С первого января текущего года заполнение больничного листа осуществляется в электронном виде. В бумажном — только если:
- Сведения работника являются гостайной.
- В отношении гражданина применены меры госзащиты.
Заполнить больничный лист работодателю можно:
- Вручную. Нельзя использовать обычную шариковую ручку. Вносить информацию в бланк необходимо только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой чёрного цвета.
- На компьютере. Если на ПК установлена специальная программа, которая может через принтер заполнять официальную бумагу. Причём разрешено заполнять одну часть бланка ручкой, а другую — на компьютере.
Можно ли исправить больничный лист
Работодатель должен провести тщательное обучение сотрудника, ответственного за работу с листком нетрудоспособности. Специалист должен уметь находить и корректировать ошибки в документе, чтобы ФСС возместил расходы, и бухгалтеру не пришлось надоедать инспектору с вопросом, почему до сих пор не поступила компенсация от Фонда на расчетный счет. Поэтому советуем сохранить эту статью в «Избранное», чтобы иметь под рукой образец исправления в больничном листе работодателем 2020 года.
Ошибочное наименование работодателя
Название организации-работодателя вносится в бланк в полном соответствии с учредительными документами. При этом допускается указание как полного, так и краткого наименования (п. 66 Приказа № 624н). Если в документе обнаружена ошибка в названии организации в больничном листе, то специалисту необходимо аккуратно перечеркнуть неправильное наименование, на оборотной стороне написать верное значение и указать «Исправленному верить», заверив все это печатью организации и подписью ответственного сотрудника.
Если погрешность в наименовании работодателя допустил лечащий врач, но при этом сведения о такой организации и о работнике можно проверить, то это не будет расцениваться ФСС как ошибка (Письмо ФСС № 14-03-18/15-12956 от 28.10.2011).
Что если исправления внесены неверно?
Достаточно часто работодатели допускают такую ошибку – зачеркивают неправильную запись, а исправления указываются не на обратной стороне листа, а вписывают сверху над перечеркнутыми ячейками. Такой лист не перестает быть подлинным, однако считывающее устройство не будет сканировать исправления, а лишь информацию в перечёркнутых ячейках.
Как же внести изменения? Всё достаточно просто – необходимо продолжить процедуру исправления ошибок, внеся все необходимые записи на обратной стороне листа, которые необходимо заверить росписью и печатью (при наличии).
После корректного исправления листа в рабочем табеле учета времени возле дней, которые сотрудник был вынужден пропустить по причине болезни, кадровиком или бухгалтером ставится одна из двух пометок – «19» или «Б».
Как внести исправления в больничный в этой ситуации? Порядок выдачи листков нетрудоспособности не содержит ответа на этот вопрос, а на практике такая ситуация возникает нередко. Чаще всего ошибаются работодатели при заполнении строк «Дата начала работы» и «в т.ч. нестраховые периоды». Между тем, в строке «Дата начала работы» указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до его аннулирования. Редчайший случай на практике! Во всех остальных случаях эта графа не заполняется.
Разъяснения этой интересной ситуации мы найдем в письме ФСС России от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Так, в строке «в т.ч. нестраховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 с 1 января 2007 года.
Неточности со стороны отдела кадров или бухгалтера
Иногда ошибки в заполнении больничных листов допускают работники больниц, поликлиник и медицинских центров. В этом случае, исправлять их не имеют права ни работодатели, ни другие сотрудники лечебных учреждений. Определить степень важности ошибки могут только специалисты Фонда социального страхования.
Важно! Дубликат – единственный способ исправить ошибку, которую допустил при оформлении больничного листка врач. Предыдущий экземпляр документа должен быть аннулирован.
Важно, чтобы дубликат был запрошен и выдан своевременно. В случае возникновения споров судей или ревизоров может смутить длительный период между первоначальной выдачей больничного листа и его заменой.
Внимание! Прежде чем приступать к внесению необходимых сведений в листок нетрудоспособности сотрудника, работодатель должен убедиться в том, что записи, сделанные лечащим врачом, верны.
Как исправить ошибку в больничном листе нового образца работодателем? Для того чтобы внести исправление в больничном листе, нужно взять черную ручку и зачеркнуть неверную запись. На оборот листка вносится то, что нужно и сопровождается фразой «Исправленному верить» (Приказ Минздравсоцразвития № 624 от 29 июня 2011 г.). Директор ставит личную подпись, ставит печать фирмы. Как уже говорилось, допустимо не более двух корректировок.
Последствия подачи документа с неточностями
Что будет если лист нетрудоспособности в ошибками попадет в ФСС? Все будет зависеть от лояльности инспекторов и серьезности промахов. На некоторые неточности, такие, как например, лишний пробел между инициалами лечащего врача, страховщики глаза закроют. Однако следует помнить, что неверно оформленный листок не является основанием для незачета выдачи сотруднику компенсации по его временной нетрудоспособности.
В то же время, это касается только однозначных нарушений, а не придирок. Так если у страховщиков не вызывает сомнения сам факт болезни или нахождения в больнице человека, а придирки касаются лишь того, как оформлено — это не может считаться причиной для невыплаты (Определение ВС РФ №304-КГ15-14859 от 25 ноября 2015 года).
Может случиться и такое — Фонд социального страхования может за необоснованно выданные больничные выдвинуть иск к такой необоснованно щедрой за государственный счет клинике (Федеральный закон №255 -ФЗ ст. 4.2.)
Количество ошибок и исправлений
В 2008 году постановление ФСС № 81 подтвердило, сколько исправлений допускается на бланках листков нетрудоспособности. Приемлемое количество не выходит за пределы двух. Такое ограничение вытекает из того, что на обратной стороне бланка не столь уж много можно разместить.
Однако за сотрудниками ФСС сохраняется право не принимать документ и отказать в выплате соответствующего пособия, если:
- исправления внесли не должным образом, например, рядом с неправильно заполненной ячейкой;
- помимо исправлений документ изобилует незначительными недочётами, почему и выглядит неряшливым.
Можно ли вносить исправления в больничный лист
Как исправить ошибку в больничном листе? Если есть неточность, необходимо ее скорректировать:
- Черной гелиевой ручкой, не размазывая пасту, зачеркиваем проставленную надпись. Если черкается целая строка, пишем, что она не соответствует действительности.
- Верная информация пишется на специально отведенных графах, с обратной стороны документа.
- Исправленному верить – это фраза должна содержать каждое из исправлений ошибки. Подкреплять фразу нужно подписью уполномоченного сотрудника и печатью фирмы.
Как исправить больничный листок работодателю? В число лиц, которым дается право на исправление, входят следующие граждане:
- начальник (работодатель);
- бухгалтер – должностное лицо;
- кадровик;
- иные лица, в чью компетенцию входит оформление листков нетрудоспособности.
Если больничный листок выдается сотруднику, чей работодатель – ИП, печать на документе ставится, если она существует. Закон допускает, что у ИП может и не быть печатей.
С помощью корректирующего карандаша исправлять ничего нельзя. Против использования этого средства выступает Приказ N624. Правовой акт в пункте 65 говорит о том, что откорректированный таким образом больничный лист может оказаться недействительным. Его не примет ФСС. Иногда информацию, содержащуюся в этом документе, приходится удостоверять через суд.
Правила внесения исправлений с 2021 года
Необходимо делать исправления, следуя основным правилам:
- разрешается устранять только те опечатки, которые допущены работодателем больного;
- при корректировке заполненных граф разрешается использовать только ручку с черной гелевой пастой;
- верные сведения вносятся на оборотную сторону и закрепляются подписью.
ВНИМАНИЕ! Согласно правилам заполнения листков нетрудоспособности возможное количество исправлений – не более двух в одном листке.
Ответственный в компании за корректировку документации сотрудник должен следовать методике исправлений в листке нетрудоспособности:
- Запись, признанная некорректной, перечеркивается сплошной черной линией.
- На вторую сторону аккуратно вносятся достоверные сведения.
- Вносится фраза «Исправленному верить», подтвержденная подписями руководителя и главного бухгалтера фирмы, а также печатью.
Можно ли переоформить больничный лист
Допускается вносить правки в раздел больничного листа для работодателей. Но если ошибка допущена в разделе, заполняемом медорганизацией, то последняя обязана выдать дубликат больничного листка.
31.03.2023 Как изменить данные в электронном больничном
Важно отметить, что электронный больничный является одним из эффективных способов документального подтверждения временной нетрудоспособности работника. Однако, как и любой документ, он может содержать ошибки, которые необходимо исправить для предотвращения возможных проблем в будущем.
Как было упомянуто выше, если при заполнении электронного больничного ошибку допустил работодатель, он может внести изменения и отправить исправленный бюллетень в ФСС повторно. При этом необходимо усилить подпись главного бухгалтера и страхователя, чтобы подтвердить правильность новых данных.
Если же ошибку обнаружили уже после отправки документа, то необходимо обратиться в медорганизацию, которая выдала электронный больничный, и оформить дубликат документа. Врачебная комиссия примет решение об аннулировании больничного с ошибкой и переведет его в статус «Действия прекращены».
Также возможно исправление ошибок в больничном листе. Для этого необходимо зачеркнуть неверные данные и на обратной стороне бланка указать правильную информацию, которая должна быть заверена надписью «исправленному верить», подписью должностного лица и печатью (при наличии).
Важно отметить, что исправление ошибок в листке нетрудоспособности должно проходить в соответствии с требованиями п. 4.5. Если ошибку в листке нетрудоспособности допустил работодатель, то он может самостоятельно исправить ее, зачеркнув неверные данные и внесши правильную информацию на обратной стороне бланка.
Несмотря на то, что больничный можно исправлять, важно помнить об ответственности за правильность заполнения документов. При допущении существенных ошибок, таких как неправильно указанные личные данные больного, работодатель может быть обязан отстоять расходы на больничный в судебном порядке.
Важно следить за правильностью заполнения электронного больничного и при обнаружении ошибок не откладывать их исправление на потом. Также следует обращать внимание на правильность заполнения других документов, связанных с трудовыми правоотношениями, чтобы избежать проблем и неприятностей в будущем.
Виды ошибок (в т. ч. по стажу), допускаемых работодателем
В отличие от медучреждения, у работодателя есть право исправлять ошибки, допущенные им при заполнении соответствующей части больничного (п. 65 приложения к приказу № 624н). При этом он тоже может не обращать внимания на несущественные нарушения правил оформления документа.
Однако практически ко всей вносимой в ячейки информации ему следует подходить с должной ответственностью, поскольку здесь указываются:
- его собственные данные (название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности);
- данные работника (Ф. И. О., СНИЛС, страховой стаж);
- базовые сведения для исчисления пособия (оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка);
- объем начисленного пособия, разделяемый на суммы, оплачиваемые ФСС и работодателем.
Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления.
Ряд показателей работодатель заполняет при необходимости, но если при этом допущена ошибка, ее тоже следует исправить. В числе таких показателей (п. 66 приложения к приказу № 624н):
- Отметка о месте работы. Оно может быть либо основным, либо по совместительству.
- ИНН работника. Не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами.
- Условия начисления. Должны отражать наличие особых характеристик работника (инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие).
- Дата составления акта о несчастном случае на производстве. Указывают при наличии такого акта.
- Дата начала работы. Следует отразить, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования.
- Продолжительность нестраховых периодов. Касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.
Сам расчет пособия в листке нетрудоспособности не показывается. Его формируют отдельно как приложение к больничному (п. 67 приложения к приказу № 624н).
Что делать, если неправильно заполнен электронный больничный
При оформлении электронного листка нетрудоспособности возможность возникновения ошибок минимизируется, поскольку система, в которой это происходит (ЕИИС «Соцстрах»), единая и все сведения в ней автоматически подвергаются проверке и увязке. За счет этого данные о медучреждении, работодателе и работнике в больничном оказываются правильными. Автоматически соблюдаются и требования, предъявляемые к технической стороне оформления.
При этом ошибки могут иметь место и в электронных больничных. Но касаться они будут только данных, требующихся для исчисления суммы пособия. Исправить их работодатель может через личный кабинет страхователя, созданный для него в единой системе, используемой для формирования электронных больничных.
В оформлении больничного задействованы медучреждение и работодатель. Ошибки, допущенные медучреждением, исправлению не подлежат. Если они существенны, больничный меняется на дубликат. У работодателя же есть возможность внести поправки в заполняемые им сведения.
Но количество исправлений не должно быть большим. Неверные данные надо зачеркнуть, а правильные сведения, сопроводив их записью: «Исправленному верить», подписью ответственного лица и печатью (если работодатель ее использует), привести на обороте листка нетрудоспособности.
- оформление больничного листа
- пособие по временной нетрудоспособности
- исправление ошибок
Кто должен оплатить больничный
Ответ на этот вопрос зависит от ситуации и законодательства. В общем случае, оплату больничного листа осуществляет работодатель. Однако, есть исключения, когда оплату осуществляет Фонд социального страхования (ФСС). Для этого необходимо, чтобы работник был застрахован в ФСС и предоставил правильно оформленные документы.
В случае использования электронного больничного листа, работник должен обратиться к врачу, получить медицинское заключение и зарегистрироваться на электронном портале ФСС. Затем он должен заполнить электронную форму больничного листа и отправить ее на рассмотрение ФСС. Если все документы заполнены правильно и нет ошибок, ФСС осуществит оплату больничного листа.
Также стоит отметить, что работодатель имеет обязанность производить расчет и выплату заработной платы работнику, находящемуся на больничном. Он обязан учесть дни нетрудоспособности и произвести соответствующие выплаты в сроки, установленные законодательством. Использование электронного больничного листа позволяет упростить процедуру расчета и оплаты, но требует соблюдения всех требований и правил предоставления документов.
Электронный больничный
Электронный больничный лист — это новый способ оформления и оплаты больничных пособий, который стал доступен благодаря внедрению электронной отчетности в систему ФСС. Теперь работнику достаточно сдать электронную форму заявления о временной нетрудоспособности, чтобы получить компенсацию за пропущенные рабочие дни.
Для начала работы с электронным больничным работодатель должен зарегистрироваться в системе ФСС и получить специальный электронный ключ. Затем ему необходимо добавить сотрудников в систему, указав их персональные данные и номера полисов обязательного медицинского страхования (ОМС).
Оплату больничного в электронной форме осуществляет Фонд социального страхования. После того, как работник отправляет заявление о временной нетрудоспособности, ФСС проверяет его и в случае положительного решения перечисляет средства на его банковский счет. Таким образом, работодатель не требуется выплачивать больничные пособия из своих средств.
Оплата электронного больничного листа происходит в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления. Если в этот срок средства не поступают, работник может обратиться в ФСС для уточнения причин задержки. Также важно отметить, что электронный больничный лист можно предоставить как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
Для кадровика важно вести своевременную отчетность по электронным больничным листам сотрудников. Необходимо проверять их правильность и своевременность предоставления, а также следить за получением оплаты от ФСС. В случае ошибок или задержек в выплате больничных необходимо обратиться в ФСС для разрешения возникших проблем.