Алгоритм действий при порче (утрате) документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм действий при порче (утрате) документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Акт о неисправимых повреждениях документов

Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.

Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.

И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.

Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.

Документы по основным средствам

Данная информация должна иметь документальное подтверждение (ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).

Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 № 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя (пост. Девятого ААС от 02.09.2014 № 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 № Ф05-13932/13).

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.

Документы, необходимые для восстановления паспорта

Какие документы нужны для восстановления паспорта в связи с утратой (похищением):

  • Заявление об утрате (похищении) паспорта.
  • Заявление о выдаче паспорта.
  • Две фотографии.

Они могут быть цветные или черно-белые, размер – 35×45 мм. На фотографии должны помещаться голова и верхняя часть плеч, при этом человек должен быть строго анфас и смотрящим прямо с нейтральным выражением и закрытым ртом, без головного убора. Если религиозные убеждения того, кто получает паспорт, предполагают наличие головного убора, можно не снимать его для фотографии, но лицо при этом должно быть строго открыто. Если человек постоянно носит очки, на фото он должен быть в очках без тонированных стекол.

  • Документы, подтверждающие семейный статус и наличие детей (при наличии), – для проставления отметок в новом паспорте.

Чтобы на соответствующих страницах поставили корректные отметки, предоставьте свидетельство о браке (или иной документ, подтверждающий семейное положение) и свидетельства о рождении детей. Если актуально, документы, необходимые для постановки штампа о воинской обязанности.

  • Дополнительно можно предоставить:

– Талон-уведомление – в том случае, если паспорт был украден.

– Свидетельство о рождении.

– Квитанция об уплате госпошлины.

Штраф за утерю паспорта в 2021 году платить не нужно, но требуется оплатить госпошлину, которая составляет 1500 рублей. Ее необходимо оплатить заранее, то есть до выдачи паспорта.

Для замены паспорта в связи с его негодностью необходимы следующие документы:

  • Заявление о выдаче (замене) паспорта.
  • Паспорт, подлежащий замене.
  • Две фотографии.
  • Документы, подтверждающие семейный статус, отношение к воинской обязанности и наличие детей (при наличии), – для проставления отметок в новом паспорте.
  • Оплатить госпошлину – также 1500 рублей.

Какие документы нужны для смены прав и что делать, если они утеряны

Если вы уверены, что потеряли удостоверение или оно было похищено, – подавайте заявление в полицию. Это необходимо для выдачи ВУ в ГИБДД. Интересно, что до 2019 года было запрещено сразу выдавать новую карточку (вдруг старая найдется?), поэтому гражданам давали временный листок с ограничением на два месяца. Причем за него тоже нужно было заплатить 600 рублей. Но с недавнего времени эту полумеру сняли, теперь можно сразу получить полноценную «корочку».

Читайте также:  Как оформить командировку сотруднику в 2023 году

Госавтоинспекция предоставляет список документов, который необходимо подготовить для замены водительских прав, он включает:

  • заявление. В нем вы пишите причину – утрата;
  • паспорт, загранпаспорт или военный билет;
  • медицинская справка;
  • свидетельство об окончании обучения.

В каких случаях составляются ТОРГ-15 и ТОРГ-16?

Все движения товаров и материальных ценностей учитываются бухгалтерией на основании документов первичного учета. В случае повреждения товара или полной негодности составляются акты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»:

  • Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15).
  • Акт о списании товаров (ТОРГ-16).

С января 2013 года заполнение этих форм является необязательным, тем не менее, в налоговой инспекции могут потребовать документальное подтверждение снижения налоговых расходов, основанием которых послужило списание товарно-материальных ценностей или их уценка. Тогда правильно составленные бумаги будут доказательством правомерности этих расходов.

Акт по форме ТОРГ-15 предполагает дальнейшие действия с материальными ценностями, такие как:

  • Реализация товара без изменения цены.
  • Реализация товаров по сниженной цене.
  • Утилизация товаров.
  • Полное уничтожение.
  • Вывоз на свалку.

Справка. Акт по форме ТОРГ-16 исключает дальнейшее использование товара и составляется для снятия товара с баланса организации. Акт о списании может составляться одновременно с актом о порче, бое, ломе товаров.

Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.

Составление акта: основные моменты

На сегодня нет стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри фирмы. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:

  1. Дата, номер и место написания, название организации.
  2. В основной части следует указать
    • суть причиненных повреждений,
    • наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей,

  3. приблизительную сумму ущерба.
  4. Если предметов несколько, лучше оформить все данные в виде таблицы.

  5. Также нужно внести
    • информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество
    • и причины, по которым произошла порча имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения справедливого наказания).

  6. Если виновных лиц установить невозможно (например, в случаях повреждения в результате форс-мажорных обстоятельств: катастроф, наводнений и т.п.), это надо обязательно обозначить.

  7. Далее в акте следует написать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
  8. При наличии каких-то дополнительных подтверждающих документов, их нужно присовокупить к акту, отметив отдельным пунктом.

Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса

Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.

Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.

Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.

ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.

В этом документе должны найти отражение такие данные:

  • дата и точное время установления факта затопления;
  • адрес расположения залитого помещения;
  • локализация водных масс;
  • причина того, что вода проникла в квартиру или офис;
  • виновник случившегося залива (если он установлен);
  • упоминание о свидетелях (если они были)
  • описание нанесенного водой вреда (на основе визуального осмотра).

ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.

Акт о порче имущества при доставке или перевозке товара

Даже если доставка осуществляется со всеми надлежащими мерами, порча перевозимых товаров не может быть исключена. Не углубляясь в причины и поиски виновных, следует отметить, что стоимость пришедшего в негодность или испорченного груза должна быть компенсирована – за счет ли страховки, материальной ответственности виновного лица либо другим способом. Сами поврежденные товары нужно включить в убытки, подводя бухгалтерский баланс. Для этого нужно документальное основание – акт о порче имущества при грузоперевозках.

В случае обнаружения таких проблем при получении товара, покупатель (получатель) совместно с лицом, доставившим груз (экспедитором, курьером, водителем, представителем фирмы) должны выяснить важные подробности, которые будут упомянуты в акте:

  • наименование товара, подвергшегося повреждению
  • количество испорченного груза в стандартных единицах его измерения (штуках, кг, метрах и пр.);
  • характер внешних повреждений упаковки;
  • надлежащим ли образом были упакованы товары, имеется ли необходимая маркировка на упаковке.

ВАЖНО! Формировать акт нужно непосредственно после доставки, в присутствии доставившей его стороны.

Кроме этих подробностей, в акте следует указать:

  • место поставки и место назначения груза;
  • данные обо всех сторонах: отправителе, перевозчике, получателе;
  • время доставки (по плану и по факту);
  • описание товаров (в соответствии с документацией);
  • как выглядел груз после прибытия;
  • примерная сумма ущерба.

В выводах следует установить причину повреждений и ответственное за них лицо (если это возможно).

Для обеспечения достоверности нужно пригласить в качестве членов комиссии еще не менее двух человек. Ими могут выступить квалифицированные работники, могущие оценить ущерб и удостоверить порчу, например, бухгалтер организации-получателя, юрист, менеджер по поставкам и др.

Желательно приложить дополнительные документальные свидетельства: фото груза, запись камеры видеорегистратора автомобиля перевозчика, письменные свидетельства очевидцев и др.

Нужно сделать не менее 3 экземпляров акта:

  • для поставщика товара;
  • для лица или компании, осуществлявшего перевозку;
  • для получателя груза.
Читайте также:  Горячие вопросы по онлайн-кассам

АКТ № 12 О порче доставленного груза

г. Пенза, 17.08.2017 г.

Приемщик товара, представитель ООО «Лето» Зарубин В.В., составил настоящий акт о повреждении доставленного груза при его получении.

  1. Отправитель товара: ООО «Наш лимонад».
  2. Получатель товара: ООО «Лето».
  3. Перевозка товаров осуществлялась компанией-перевозчиком ООО «Магистраль».
  4. Описание товара: 30 пластиковых ящиков лимонада «Колокольчик» в стеклянных бутылках вместимостью 0,33 л, по 12 бутылок в ящике.
  5. Ценность товара по документам: 21 510 руб.
  6. Накладная на груз № 000045278 от 17.08.2017 г.
  7. Пункт отправления груза: г. Пенза, ул. Белякова, 19, склад 1.
  8. Пункт назначения груза: г.Пенза, ул. Аустрина, 68, склад 2.
  9. Время перевозки: расчетное – с 12:00 до 14:00 (2 часа), по факту – с 12:30 до 13:45 (1 час 15 минут).
  10. Описание полученного груза: при доставке получено 30 пластиковых ящиков лимонада, по 12 бутылок в каждом, в том числе 2 поврежденных ящика и 18 разбитых бутылок.
  11. Упаковка не вскрывалась, пломбы в сохранности.

Приложения:

  • фотографии поврежденных ящиков;
  • фотографии разбитых бутылок.

Установленная причина порчи груза: превышение скорости при доставке, приведшее к аварии – нарушение норм перевозки.

К возмещению получателем груза ООО «Лето» предъявляется сумма в 2 000 руб.

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

  • обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Восстановление паспорта при утере или порче

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

Если в компании обнаружена пропажа документов, и вы подозреваете их кражу, нужно написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам.

Если в офисе или в архиве случился пожар, и документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Необходимо проверить, желательно – под надзором юристов, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе.

Реальный пример

Компания не смогла отстоять 70 млн руб. доначислений из-за ошибки в справке МЧС о пожаре. В документе было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15).

Обратите внимание: документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.

Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011).

Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности. Следовательно, налогоплательщику стоит заботиться о безопасном хранении скан-копий документов и контролировать их обращение (чтобы избежать утери или кражи). Полезным в этом случае будут системы контроля документов по типу «Скан-Архива» и использование электронного документооборота.

После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате. Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п.

Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.

Реальный пример

Во время проверки представители налоговой инспекции не досчитались счетов-фактур на сумму 3,5 млн руб. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию.

Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся первичные документы предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.12.2015 по делу № А60-10762/2015).

Факта обращения в МВД, МЧС, дальнейшее получения справок – всего этого недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов.

Суд также будет оценивать активные действия со стороны фирмы в попытках восстановления утраченных документов. Крайне критично суд отнесется к факту, что утраченные за несколько лет документы компания даже не попыталась восстановить.

Реальный пример

В деле АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15 суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с контрагентами по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.

Чтобы избежать проблем из-за утраты документов, после обнаружения факта утраты следует действовать так:

1. Назначить ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов.

Копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем – все это следует сохранять (и желательно, надежнее, чем хранили первичные документы до этого).

Обратите внимание: копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Реальный пример

Организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении налоговых вычетов по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2012 № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.2011 № 14473/10, от 19.07.2011 № 1621/11).

Читайте также:  Как заполнить декларацию на налоговый вычет за 30 минут: инструкция с картинками

2. Сделать расчет.

Для безопасности лучше составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.

3. Проверить контрагентов.

При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.

4. Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).

5. Заключить договор на восстановление электронных баз данных.

Этот договор вы сможете представить в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».

6. Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).

Чтобы обезопасить себя от рисков утраты первичных документов, лучше принять комплекс мер по обеспечению контроля документооборота и хранении первичных документов.

1. Разработать систему контроля за первичными документами. Благодаря этому в случае происшествия всегда будет понятно, какие именно документы утрачены и что необходимо восстанавливать. Для ответа на запросы налоговой в электронном виде сохранятся скан-копии документов, которых будет достаточно до выездной проверки.

Читать также: Почему велосипед не едет, а ваша автоматизация документооборота не работает

2. Автоматизировать документооборот и внедрить ЭДО. С электронным документооборотом утратить первичные документы почти невозможно – в зашифрованном виде все переданные через ЭДО документы хранятся на серверах операторов, и даже если вы потеряете не только бумажный архив, но и всю технику, вы все равно сможете восстановить все нужные данные.

Если вы хотите обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств с пропажей документов, а в обычное время – держать документооборот под контролем, то вам будет полезна программа «Скан-Архив». Посмотрите на видео, какие проблемы на предприятии с крупным документооборотом она поможет решить.

Акт об утрате документов: образец заполнения

Для организаций — за непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов налагается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ).

Для должностных лиц – штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33 КоАП РФ).

При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты.

Документы утрачены по вине работника. В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК РФ).

Если документы утрачены по вине работника, то, прежде всего, нужно получить письменные объяснения от него об обстоятельствах утраты.

Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание — это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме №Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 (Письмо Роструда от 01.06.11 №1493-6-1). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов.

Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами. В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:

  • талон-уведомление, подтверждающий принятие заявления о краже, постановление органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи либо справку следственных органов;
  • справку Госпожнадзора МЧС России, или протокол осмотра места происшествия, или акт о пожаре, в котором установлена причина возгорания;
  • справку из ДЭЗ, РЭУ об аварии коммунальных сетей или от собственника здания (если пострадавшая организация — арендатор) и др.

Наличие таких документов позволит организации получить отсрочку представления утраченных документов при их истребовании контролирующими органами (подпункт 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ).

Далее руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии по расследованию причин утраты, в которую по мере необходимости приглашает представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Созданная комиссия проводит инвентаризацию оставшихся документов и составляет перечень утраченных (п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ). Такая инвентаризация осуществляется по правилам, установленным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 №49). Если точно известно, какие документы утрачены, инвентаризация не проводится.

Результаты работы комиссия оформляет актом в произвольной форме, но с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин их утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте). К акту должны прилагаться оправдательные документы, подтверждающие факт утраты первичных документов и регистров вследствие чрезвычайных обстоятельств. После этого компания принимает меры по восстановлению документов.

Жизнь часто преподносит сюрпризы, которые далеко не всегда оказываются приятными. Настоящим испытанием для человека становится потеря или кража документов. В момент осознания произошедшего многие теряются и не знают, что делать. Главное, не поддаваться панике и незамедлительно действовать, помня о том, насколько дорога каждая минута.

И как только будет обнаружена потеря, целесообразно прибегнуть к следующему алгоритму действий:

  • Блокировка банковских карт. В первую очередь необходимо лично посетить отделение или позвонить оператору, объяснить ситуации и попросить заблокировать счета. Если вы используете мобильное приложение, то подобную заявку можно подать в личном кабинете. Таким образом, сбережения будут в сохранности и поступят на новый счет, который будет открыт в будущем.
  • Связаться с полицией. Чтобы начать процесс восстановления документов, необходимо получить талон-уведомление о приеме заявления. Нужно обратиться в ближайшее отделение полиции, описав ситуацию и дав детальную характеристику всех вещей, которые пропали.Как только заявление будет составлено и принято, вам выдадут талон-уведомление.Если же сотрудник отказывается выполнять свои прямые обязанности, необходимо зафиксировать его личные данные (ФИО) и время обращения. Затем заявление передается в прокуратуру, где придется повторно объяснить сложившуюся ситуацию, предоставив все данные сотрудника полиции, который отказался сотрудничать.
  • Восстановление паспорта. Самый сложный и продолжительный процесс. Настоящим испытанием станет процедура, если утеряно также свидетельство о рождении и другие подтверждающие личность документы. Подать заявление с детальным описанием ситуации можно через портал «Госуслуги», после чего сотрудник подразделения проверяет подлинность всех данных и выносит решение о выдаче нового документа.
  • Оформление других документов.Как только на руках окажется паспорт, можно смело приступать к восстановлению остальных документов, которые были утеряны.В этот момент можно оформить идентификационный код, зайти в банк за новыми картами, подать заявление на перевыпуск прав и выполнить множество других первоочередных задач.

Конечно, восстановление всех документов потребует много времени. Однако процесс следует начать незамедлительно, чтобы никто не смог использовать ваши личные данные в преступных целях.

Нередко в одной папке хранится вся личная документация, поэтому при ее потере или краже человек остается без паспорта, загранпаспорта и т. д.

И в подобных ситуациях вопрос о восстановления документа лица, подтверждающего личность без свидетельства о рождении и других данных, как правил, стоит очень остро.


Похожие записи:

Напишите свой комментарий ...