Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Потери рабочего времени на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рабочее время – это часть трудового дня, арендованная работодателем. В противовес личному времени рабочее время специалиста используется для решения текущих задач в организации, исполнения им прямых должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Это определяется договором, работодатель платит работнику за время, которое идентифицируется как трудовой день.
Что такое потери рабочего времени: основные определения
Потери рабочего времени на предприятии идентифицируются как промежуток трудового дня, в который сотрудник по тем или иным причинам не исполняет свои должностные обязанности. В эти часы он может осуществлять широкий перечень сторонних действий. Опоздания, ранние уходы, затянувшиеся обеденные перерывы, общение с друзьями в мессенджерах и социальных сетях, просмотр развлекательных сайтов – всё, что не относится к понятию «работа» в структуре дневного распорядка специалиста, определяется как потери рабочего времени в компании.
Мероприятия по устранению потерь рабочего времени направлены на то, чтобы определить нерациональные индивидуальные и общие потери и минимизировать их. Почему минимизировать, а не устранить полностью? Потому что даже при самой эффективной системе контроля руководитель не может отследить всё время сотрудника за трудовой день. Всегда есть непрогнозируемые факторы (о них мы поговорим ниже), поэтому речь идет о понятии «минимизация», а не «ликвидация» потерь рабочего времени сотрудника.
Как сократить потери рабочего времени
Эта проблема существует в любой компании, вне зависимости от сегмента, числа специалистов и прочих факторов. Решается она стандартным алгоритмом – сначала выполняется анализ и комплексная оценка прямых потерь рабочего времени. Затем вскрываются причины и принимаются релевантные меры. Наиболее эффективным вариантом выступает внедрение специализированного софта, позволяющего контролировать трудовой ресурс пероснала (включая удаленных и фрилансеров).
Когда потеря времени подтверждена, руководитель мотивирует специалиста «больше так не делать». Концепция кнута и пряника выступает оптимальным решением. Это гибкая концепция, которую можно индивидуально подстроить под конкретную компанию. Скорее всего, руководителю придется экспериментировать, пробуя разные методы. Цель – рабочее время как чистый ресурс, который тратится на исполнение должностных обязанностей. Но без фанатизма. Нормальным считается, если работник до 20% рабочего времени расходует не по назначению. Если же он переступил эту границу – руководителю пора действовать.
Формула потери рабочего времени
Вопрос о том, какой формулой определяется показатель потерь рабочего времени, решается с целью нахождения тех коэффициентов, которые помогут наглядно увидеть нерациональный расход. Для расчета используются следующие понятия:
- календарный фонд — то количество дней, как трудовых, так и выходных, которые по формуле включаются в рассматриваемый период;
- номинальный запас — это значение, которое получают при вычитании из календарного фонда всех праздников и выходных;
- полезное значение — из номинального запаса по формуле вычитается количество неявок сотрудника на работу.
Определение данных понятий помогает установить тот период, который фактически должен был быть потрачен на производственную деятельность. Рассчитываться он может как в индивидуальном порядке на отдельного сотрудника, так и в общем по компании. Далее по общей формуле определяется коэффициент.
Что такое потери рабочего времени
Прежде чем рассматривать непосредственно потери рабочего времени, следует определить, что же именно представляет собой понятие рабочего времени в данном случае. Под рабочим временем подразумевается то время, в течение которого сотрудник в соответствии с требованиями законодательства, должен исполнять возложенные на него трудовые обязанности. Соответственно, потерями рабочего времени можно назвать те ситуации, в которых работник должен быть на своем рабочем месте и заниматься трудовой деятельностью, но по тем или иным причинам не делает этого.
К потерям рабочего времени не следует относить периоды, которые законодательно не предусматривают работу сотрудника. То есть, больничные работника, отсутствие на работе по уважительным причинам, декрет, сокращенное рабочее время, отпуска – не считаются потерями рабочего времени. Также не относятся к потерям рабочего времени и закрепленные законодательно права на отдых, в том числе и на перерыв.
Следует отметить, что потери рабочего времени являются неотъемлемой составляющей любого рабочего процесса и избежать их полностью невозможно. С точки зрения современных кадровых специалистов, объем потерь до 10% от общего времени является нормальной ситуацией, а в некоторых случаях, в зависимости от конкретного вида деятельности предприятия и должности сотрудника потери рабочего времени могут составлять и больший процент, являющийся нормой. Однако в большинстве ситуаций показатели свыше означенных указывают на наличие определенных организационных и кадровых проблем, а если объем потерь доходит до уровня 50 процентов – то ситуация фактически является критической.
Аудит рабочего времени. Метод моментных наблюдений. Часть II
Окончание статьи, посвящённой методу моментных наблюдений. Метод помогает понять, как сотрудники расходуют рабочее время, позволяет выявить простои в работе и эффективнее организовать труд в организации. В первой части статьи был подробно описан сам метод моментных наблюдений. Во второй части автор рассказывает о том, как метод применяется на практике, описывает конкретный пример.
Пример практического применения ММН:
Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».
Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Классификация потерь рабочего времени
Чтобы эффективно бороться с потерями рабочего времени, нужно правильно их классифицировать и рассчитывать.
Согласно первой типологии потери делятся на плановые (нормируемые) и внеплановые (ненормируемые). К первому виду относятся потери, которые учитываются руководством и фиксируются в плане. Например, задачи заболевшего сотрудника можно передать его коллегам. Такое решение тоже приведет к нерациональному расходованию времени, но работа при этом не остановится. Также к нормируемым потерям относятся дополнительные перерывы, которые регламентированы уставом организации.
Что касается внеплановых потерь, то они не входят ни в трудовой устав, ни в распорядок дня. К ним относится общение в мессенджерах и соцсетях, серфинг в интернете, опоздания и т.д. Сократить ненормируемые потери помогает специализированная система контроля.
Затраты и потери рабочего времени
Чтобы решить вопрос о том, какие затраты относятся к потерям рабочего времени (учитывая и длительность перерывов на обед), необходимо провести условное разделение процесса труда на тот период, который непосредственно уделяется производству, а также на нерациональную часть, которая уходит впустую. Под второе понятие попадают те затраты, которые не направлены непосредственно на исполнение должностных обязанностей или улучшение их качества.
Однако нельзя относить к данной категории то время, которое предусмотрено распорядком дня. Чаще всего в такое определение включают следующие понятия:
- опоздания на работу и отлучки в процессе деятельности;
- наличие прогулов, уход с работы раньше установленного графика;
- простои по вине работника, перекуры;
- разговоры, если они не относятся непосредственно к трудовой деятельности.
К примеру обеденный перерыв никак не может являться нерациональным использованием, поскольку он регламентирован графиком и является правом сотрудника на отдых.
Нерациональное использование рабочего времени приводит к негативным последствиям:
- выгода, упущенная вследствие низкой производительности труда;
- нарушение норм поведения, установленных законами РФ и локальными актами;
- потеря клиентов и поставщиков;
- снижение мотивации персонала.
Чтобы построить рентабельную систему управления рабочим временем, потребуется:
- составить обоснованную научно схему проектирования, оценки и определения необходимых для получения результата ресурсов, идеального соотношения между количеством сотрудников различных категорий и инструментов;
- составить табели, задания, определить методы исследования издержек;
- установить, какие затраты относятся к потерям.
Совокупность приведённых выше условий позволяет правильно оценить резерв — часть интервала для выполнения подчинёнными своих непосредственных функций, которая не используется по назначению.
Что такое потери рабочего времени
Под неэффективной потерей рабочего времени понимаются периоды, в течение которых работник не выполнял трудовые обязанности, что привело к утрате какого-либо дохода предприятия или срыву сроков сдачи объекта конечному покупателю или потребителю. К этому же понятию относятся и периоды простоя работы, если виновником является работник организации, ввиду его некомпетентности или халатного исполнения трудовых обязанностей.
Для рационального управления рабочим временем сотрудников, потребуется:
- Создать схему трудового процесса с учетом необходимого количества работников и временного промежутка, в течение которого необходимо получить результат. Также необходимо учесть особенности исполнения труда каждой категорией трудящихся и выявить наиболее оптимальное соотношение для отдыха и труда в течение рабочего дня.
- Работодателю или иному уполномоченному лицу нужно составить табель учета рабочего времени, а также определить для каждого работника задания и время на их исполнение с учетом особенности распределения трудовых обязанностей.
- Составить и создать собственный метод исследования потерь и определить наиболее эффективный способ борьбы с ними.
- Определить, какие действия сотрудников могут относиться к потерям, а также дать характеристику и понятие потерям рабочего времени.
Полученная информация поможет определить эффективность деятельности трудового коллектива, их рентабельность и профессиональность, а также установить резервные силы, которые направляются на личные нужды в обход требованиям организации.
По общему правилу периоды потерь подразделяются на большие категории в зависимости от их характеристик:
- Непроизводительные. К данной категории потерь относятся ситуации по исправлению брака или систематизации технологического процесса, который был нарушен по вине работника. Данные по таким ситуациям учитываются, исходя из количества причиненного ущерба по вине работника.
- Плановые. Временной ущерб, который был рассчитан, исходя из корректировок существующего плана. В данном случае учитываются возможные потери продукции по некачественной сборке изделий, так как на производстве всегда обнаруживается какой-либо процент брака, вне зависимости от квалификации и деятельности работников.
- Сверхплановые, то есть простои, вызванные недостаточным выполнением плана, разработанного руководством организации.
- Целодневные, которые определяются в невозможности осуществлять трудовую деятельность в период рабочего времени. Чаще всего такие ситуации складываются по вине работодателя, например, при недостаточности сырья для производства или предоставление сырья ненадлежащего качества и т.д.
- Общие, которые выражаются в общих показателях потерь рабочего времени всеми сотрудниками предприятия за отчетный период.
- Индивидуальные, выражающиеся в определении конкретного времени потерь одного работника в период трудового дня. К таким видам простоя относят ситуации, вызванные нарушением трудового распорядка.
Под коэффициентом потерь понимается условное обозначение периода трудовой деятельности работника в течение дня, которая характеризует его производительность.
Общая формула расчета коэффициента выглядит следующим образом:
(Время на выполнение задания)/(Время длительности смены)=K потерь рабочего времени
В идеале при расчете должна получаться единица, однако оптимизировать предприятие настолько сильно практически невозможно. Также для верности расчетов формула применяется отдельно для выяснения потери трудового времени по вине сотрудника и для определения простоя по вине работодателя или независящих от сторон причин.
Время на выполнение задания определяется работодателем, исходя из стандартных формул расчета, которые включают в себя различные методологические исследования.
Из множества оснований для классификаций временных потерь, которыми изобилует специализированная литература, приведем наиболее универсальные.
- В зависимости от обусловленности производственным процессом:
- производительные или плановые потери (время для подготовки и обслуживания рабочего места, регламентированные перерывы);
- непроизводительные или сверхплановые потери (время на выполнение случайной незапланированной работы, нерегламентированные перерывы в работе из-за недостатков бизнес-процессов или нарушения трудовой дисциплины).
- В зависимости от продолжительности потерь:
- цельносменные потери (учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска за свой счет, неявки по болезни, прогулы и пр.);
- внутрисменные потери рабочего времени (простои, потери из-за нарушения трудовой дисциплины или микротравм, перерывы женщин для кормления детей, неполное рабочее время по согласованию с администрацией и пр).
Расчет потери рабочего времени
Коэффициент потери рабочего времени рассчитывается по общей формуле, которая представлена выше. Однако в ситуации с нарушением трудовой дисциплины применяется иной способ расчета.
Для расчета коэффициента потерь при нарушении условий трудовой дисциплины применяется следующая формула:
(Время нарушения труд.дисциплины)/(Общее время смены)=К потерь
Для расчета общего коэффициента потерь, с применением обеих формул, применяется следующая формула:
((В1+В2)+(В отд.-В рег.отд.))/(Длительность смены)×100=Общий коэффициент потерь
Где:
- В1 – время потери времени при выполнении задания;
- В2 – потеря времени при нарушении дисциплины;
- В отд. – время, фактически затраченное на отдых;
- В рег. отд. – регламентированное время отдыха в соответствии с трудовым законодательством и договором.
Затраты и потери рабочего времени
Чтобы решить вопрос о том, какие затраты относятся к потерям рабочего времени (учитывая и длительность перерывов на обед), необходимо провести условное разделение процесса труда на тот период, который непосредственно уделяется производству, а также на нерациональную часть, которая уходит впустую. Под второе понятие попадают те затраты, которые не направлены непосредственно на исполнение должностных обязанностей или улучшение их качества.
Однако нельзя относить к данной категории то время, которое предусмотрено распорядком дня. Чаще всего в такое определение включают следующие понятия:
- опоздания на работу и отлучки в процессе деятельности;
- наличие прогулов, уход с работы раньше установленного графика;
- простои по вине работника, перекуры;
- разговоры, если они не относятся непосредственно к трудовой деятельности.
К примеру обеденный перерыв никак не может являться нерациональным использованием, поскольку он регламентирован графиком и является правом сотрудника на отдых.
Нерациональный временной расход в труде может иметь различные причины, поэтому целесообразнее рассмотреть основные виды на отдельных примерах.
Нерациональное использование рабочего времени приводит к негативным последствиям:
- выгода, упущенная вследствие низкой производительности труда;
- нарушение норм поведения, установленных законами РФ и локальными актами;
- потеря клиентов и поставщиков;
- снижение мотивации персонала.
Чтобы построить рентабельную систему управления рабочим временем, потребуется:
- составить обоснованную научно схему проектирования, оценки и определения необходимых для получения результата ресурсов, идеального соотношения между количеством сотрудников различных категорий и инструментов;
- составить табели, задания, определить методы исследования издержек;
- установить, какие затраты относятся к потерям.
Совокупность приведённых выше условий позволяет правильно оценить резерв — часть интервала для выполнения подчинёнными своих непосредственных функций, которая не используется по назначению.
Проблема текучести кадров на предприятии
Организации могут нести существенные потери по причине значительной текучести кадров.
Текучесть кадров представляет движение рабочей силы из предприятия.
Замечание 1
Текучесть кадров может быть обусловлена неудовлетворенностью работника своим рабочим местом («активная» текучесть), либо же неудовлетворенностью руководства предприятия тем или иным работником («пассивная» текучесть).
Издержки, вызванные текучестью кадров, могут включать:
- потери, которые вызваны простоями машин и оборудования (из-за образования пустующих рабочих мест)
- снижение качества выпускаемой продукции
- ухудшение уровня обслуживания оборудования
- потери вследствие низкой производительности труда новых работников (в период адаптации), временного отсутствия перемещающихся работников в сфере общественного труда
- значительные затраты на выплату выходных пособий и пособий по безработице
- излишние затраты на набор, подготовку и переподготовку персонала
- издержки, связанные с оформление приема и увольнения работников и др.
Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени
В праве работодателя применять кадровые решения, различные инструменты, чтобы уменьшить риски и потери рабочего времени. Иногда достаточно объявить на собрании, что занятость каждого служащего будут оценивать, как трудовые показатели резко растут. Играют роль надежда на поощрение за производительность и боязнь наказания за нарушения, например, дисциплины. На улучшение продуктивности прямо или косвенно влияют разные факторы. В их числе использование рабочих с нужной квалификацией, равноценное соотношение качества и оплаты труда, благоприятные условия занятости. К решению этого вопроса можно подходить со всей строгостью, жестким контролем, не давая человеку ни единой лишней минуты на личное общение. Но такое поведение приведет к переутомлению, выгоранию коллектива, нежеланию мириться с авторитарностью. Напротив, более лояльный подход к небольшим слабостям работников увеличит интенсивность их труда. Дополнительное общение-разгрузка с коллегой, уход по личным делам компенсируется большей сосредоточенностью на обязанностях.