Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила ведения трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Как правильно уничтожить трудовую книжку
В соответствии с п. 42 постановления № 225, бланки, испорченные при заполнении, подлежат утилизации. Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера. Акт не имеет жестко установленной формы.
Подписывает документ комиссия в составе сотрудников работодателя: кадровой службы и бухгалтерии.
После формального списания бумаги физически уничтожаются:
- наняв для этого специализированную организацию;
- либо самостоятельно в шредере или через сжигание.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.
Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:
- в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал;
- такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале;
- документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.
С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.
Место хранения трудовой книжки у работодателя
Место хранения трудовой книжки у работодателя
Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:
- О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
- О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.
Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек
акта приема-передачи трудовых книжек бесплатно в формате word
Оформлением или ведением личных книжек трудящихся на больших предприятиях занимаются сотрудники отдела кадров. Если компания небольшая, в ней обычно нет отдела кадров, и эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или иное должностное лицо.
Учтите! Назначение сотрудника, ответственного за работу с ТК, происходит на основании приказа, изданного руководителем организации (пункт 45 Правил, утв. ПП РФ от 16. 04.2003 г. № 225). Документ составляется в произвольной форме.
Если происходит смена ответственного сотрудника, книжки следует передавать по акту приема-передачи дел. Чтобы не возникло никаких недоразумений, книжки перечисляются с указанием ФИО владельцев и реквизитов.
Бумаги о передаче подписываются лицом, передавшим документы, и лицом, которое их приняло. Если книжки не все, составляется соответствующий акт с указанием причин отсутствия.
Согласно пункту 41 указанных выше Правил, человек, который увольняется с работы, должен получить свою трудовую книжку. При этом ему нужно расписаться в личной карточке, книге учета движения ТК и вкладышей.
Расчет стажа работы по трудовой книжке.
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
В чем заключается его верное оформление:
- начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
- титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
- данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
- на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
- сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.
Место хранения трудовой книжки у работодателя
Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:
- О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
- О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.
О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано в этой статье.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.
При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.
По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2021 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.
Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.
В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.
Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:
- в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
- в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
- в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.
После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.
Место хранения трудовой книжки у работодателя
Место хранения трудовой книжки у работодателя
Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:
- О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
- О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.
Процедура правильного хранения
Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.
Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.
Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ. Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.
После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.
Сроки хранения документов учета производственного стажа
Работник, на котором лежит ответственность за заполнение и ведение документации при заключении рабочих отношений, может получить бланк по предварительной заявке. Также ежемесячно сотрудник кадрового отдела предоставляет бухгалтерии предприятия сводную информацию о количестве трудовых книжек. Если произошла умышленная или непреднамеренная порча, их обязаны ликвидировать после составления специального акта.
Срок хранения трудовых книжек и их копий обозначен Правилами. Невостребованные гражданами документы при разрыве рабочих отношений охраняться в отделе кадров в течение двух лет. По прошествии этого периода документация передается в архив организации на хранение в течение последующих 50 лет. В дальнейшем бланки будут уничтожены с соблюдением обязательных норм и правил.
В кадровом отделе предприятия должны тщательно следить за регулярным обеспечением обязательного объема книжек и сопутствующих бланков, взаимосвязанных с трудоустройством сотрудников.