Какие документы требовать для заключения трудового договора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы требовать для заключения трудового договора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

Список документов для оформления на работу по ТК РФ

Этот вопрос регламентируется ст. 65 ТК РФ. Список содержит следующие документы, которые нужны для официального оформления:

1. Паспорт (возможен иной документ, удостоверяющий личность).
2. Трудовая книжка.
3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, возможно предоставление в электронном виде.
4. Для военнообязанных и подлежащих призыву граждан – документ воинского учета (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
5. Документ об образовании, квалификации или специальных навыках – если это необходимо.
6. При поступлении на работу в некоторые организации может потребоваться справка о наличии (отсутствии) судимости и справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача.
7. Так же возможно предоставление медицинской справки или санитарной книжки, при приеме на отдельные виды работ или должностей и в обязательном порядке при приеме на работу несовершеннолетних граждан в возрасте до 18 лет.

8. В отдельных случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может затребовать дополнительные документы.

Документы, не предусмотренные ТК, запрещается требовать от работника.

В 2020 году правила ведения трудовых книжек претерпели кардинальные изменения.

Граждане, имевшие трудовые книжки до 31.12.2020 года, могли в 2020 году подать заявление по месту работы на ведение «электронной трудовой книжки», при этом получив на руки свою бумажную трудовую книжку с полной ответственностью за нее в будущем.

Документы для оформления на работу, которые также может затребовать работодатель

В некоторых случаях, кроме базового пакета, работодатель может истребовать и другие документы, необходимые для трудоустройства. Все эти случаи конкретно описаны в законодательных нормах.

Возможность требовать от соискателя дополнительные документы при приеме на работу ТК РФ регламентирует особыми нормами и допускает только в тех случаях, когда это обусловлено объективными обстоятельствами и интересами претендента на вакансию.

Так работодатель может выставить соискателю требование на некоторые документы, предъявляемые при приеме на работу, являющиеся не обязательными, но объективно необходимыми. К ним относятся:

• ИНН – в случае, если он был выдан в иных субъектах РФ. Работодатель может запросить эти данные самостоятельно, однако, учитывая возможную удаленность, на их получение может уйти значительный период времени;
• Медицинская справка для устройства на работу – заключение конкретных специалистов – является необходимостью при трудоустройстве несовершеннолетних, а также в тех случаях, когда работа связана с особыми условиями труда в некоторых отраслях;
• Справка о заработной плате с предыдущего места работы – необходима для производства расчета выплат по больничному листу, где одна из расчетных позиций – среднемесячная заработная плата за предыдущие периоды;
• Справка о судимости при приеме на работу предоставляется для соискателей, претендующих на вакантные должности, не допускающие наличие судимости или нахождение под уголовным преследованием;
• Характеристика для устройства на работу – может быть необходима для принятия решения при конкурсном отборе, предусмотренном для той вакантной должности, на которую претендует соискатель, либо на работу, требующую особых личных качеств и умений.

Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу

Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:

• педагогическая,
• медицинская,
• правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
• муниципальная и госслужба,
• связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
• работа в авиакомпаниях,
• безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
• менеджмент клиринговых организаций,
• руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).

Какие документы запрашиваются при приёме на работу

Гражданин должен быть готов к тому, что при трудоустройстве ему придётся предъявить следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, паспорт своей страны и разрешение на пребывание в России для выходцев из других государств и т. п.).
2. Трудовую книжку (если это первое трудоустройство, заводится данной организацией).
3. Страховое свидетельство пенсионного страхования.
4. Документы воинского учёта (для военнообязанных или призывников).
5. Диплом об образовании (если работа требует специальной подготовки и знаний).
6. Медицинскую справку (в случае принятия на работу несовершеннолетних или если это работа в сфере общепита).
7. Свидетельство о присвоении ИНН.

Права и обязанности работника и компании

Права и обязанности работника регламентированы ст. 21 ТК РФ. Законодательство максимально защищает гражданина, поэтому после подписания трудового договора он может рассчитывать на добросовестное выполнение нанимателем своих функций. Они обычно заключаются в следующем:

• Возможность подписания и расторжения соглашения с компанией по собственному желанию.
• Предоставление рабочего места и работы, в рамках оговоренной контрактом должности.
• Полноценный отдых в перерывах между сменами.
• Своевременная и полная оплата труда.
• Обязательное социальное страхование и предоставление других предусмотренных законом гарантий.
• Возможность объединения и вступления в профсоюзы.
• Защита своих прав и свобод в суде, при появлении спорных моментов.

Со своей стороны сотрудник обязуется добросовестно выполнять свои трудовые функции, соблюдать установленные правила распорядка на предприятии и требования охраны труда, бережно относиться к имуществу компании и оповещать руководство при появлении ситуаций, угрожающих жизни людей или порче вещей, товара.

Наниматель также несет обязанность перед гражданином, так как обеспечивает его всем необходимым оборудованием, инструментом и материалом для выполнения поставленных задач. Кроме этого он несет ответственность за своевременную выдачу заработной платы и предоставления всех положенных законом социальных гарантий.

Комментарий к статье 65 ТК РФ

Комментируемая статья, в отличие от ранее действовавшего КЗоТ, содержит перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю.

К таким документам прежде всего относятся паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспорт выдается всем гражданам Российской Федерации, достигшим 14-летнего возраста и проживающим на территории РФ (см. Положение о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (в ред. от 27.05.2011) ). К иным документам, удостоверяющим личность, относятся: удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации; справка органов внутренних дел Российской Федерации по установленной форме, в том числе справка из отделения полиции о том, что паспорт находится на регистрации или утерян; паспорт моряка; заграничный паспорт гражданина Российской Федерации.

———————————
СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3444; 2001. N 3. Ст. 242; 2002. N 4. Ст. 330; 2003. N 27 (ч. 2). Ст. 2813; 2004. N 5. Ст. 374; 2006. N 52 (ч. 3). Ст. 5597; 2008. N 14. Ст. 1412; 2010. N 33. Ст. 4433; 2011. N 22. Ст. 3190.

Обязательным документом, который должен быть предъявлен при приеме на работу, является трудовая книжка. Трудовая книжка не предъявляется при приеме на работу по совместительству (см. ст. 283 ТК и коммент. к ней), а также когда трудовой договор заключается впервые. В последнем случае трудовая книжка оформляется работодателем (см. ст. 66 ТК и коммент. к ней).

Работодатель вправе потребовать от поступающего на работу страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (см. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в ред. от 07.11.2011) ). При поступлении гражданина на работу впервые такое свидетельство оформляет работодатель.

———————————
СЗ РФ. 1996. N 14. Ст. 1401; 2001. N 44. Ст. 41449; 2003. N 1. Ст. 13; 2005. N 19. Ст. 1755; 2007. N 30. Ст. 3754; 2008. N 18. Ст. 1942; N 30 (ч. 2). Ст. 3616; 2009. N 30. Ст. 3739; N 52 (ч. 1). Ст. 6454; 2010. N 31. Ст. 4196; N 49. Ст. 6409; N 50. Ст. 6597; 2011. N 29. Ст. 4291; N 45. Ст. 6335.

Военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, предъявляют документы военного учета: военный билет, удостоверение граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Если выполняемая работа требует специальных знаний (подготовки), гражданин предъявляет документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Например, диплом учителя, врача, удостоверение на право вождения автобуса, автомобиля и т.п.

Федеральным законом от 23.12.2010 N 387-ФЗ ч. 1 комментируемой статьи дополнена приведенным выше абзацем об обязательности представления справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Это дополнение обязательно к соблюдению при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с действующим законодательством не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Так, например, в соответствии с ч. 2 ст. 331 ТК не допускаются к педагогической деятельности лица, лишенные права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда; имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, а также против общественной безопасности; имеющие неснятую или непогашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления (см. коммент. к ст. 331).

Прием на работу без указанных документов не допускается. Отказ в приеме на работу в случае отсутствия этих документов признается обоснованным (законным).

Помимо перечисленных в комментируемой статье документов при заключении трудового договора работодатель вправе потребовать дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Так, при приеме на работу инвалидов необходима рекомендация федерального государственного учреждения медико-социальной экспертизы (Порядок организации и деятельности указанных учреждений утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 17.11.2009 N 906н , а также направление службы занятости при занятии рабочего места в счет установленной квоты для данной категории работников; при приеме на работу по конкурсу на замещение вакантных должностей — письменная характеристика с последнего места работы; при поступлении на государственную гражданскую службу гражданин предъявляет декларацию о доходах и имуществе, а также медицинское заключение о состоянии здоровья.

———————————
РГ. 2010. 18 янв.

Юридической гарантией при приеме на работу является запрещение требовать от лица, поступающего на работу впервые, документы, не предусмотренные ТК и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

В соответствии с ч. 5 комментируемой статьи, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или иной причиной, то работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. При этом в заявлении должна быть указана причина отсутствия у работника трудовой книжки.

Процедура приёма на работу

1. Сначала происходит предъявление будущим работником документов, которые были рассмотрены выше, работодателю, и заполнение заявления о приёме на работу.
2. Работодатель какое-то время рассматривает заявление, чаще всего вызывает будущего работника на собеседование.
3. Далее работодатель ознакомляет работника с актами работы и коллективным договором, если таковой имеется.
4. Работник подписывает трудовой договор, подтверждая его прочтение и принимая ответственность за свою работу.
5. Работнику обязательно вручается его экземпляр трудового договора.
6. После заключения договора издаётся и регистрируется приказ о приёме на работу.
7. Работник читает приказ и ставит под ним свою подпись.
8. Приём на работу записывается в трудовую книжку.
9. Далее оформляется личная карточка работника и его включение в таблицу учёта.

Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно

Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ. Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания. Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.

В последнее время многие сотрудники работают удаленно. У фрилансеров документы о прописке обычно не спрашивают.

Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН. Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа. Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.

Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.

Не имеет права работодатель требовать и сведений о вашем вероисповедании, национальной принадлежности, политических взглядах.

Не обязательные документы

Следующие документы просят многие работодатели, но требовать предъявить их в обязательном порядке нельзя. Тем не менее, предоставление некоторых из них отвечает интересам самого работника.

Также процедура оформления связана с внутренним документооборотом и режимом работы организации.

Скорее всего потребуется написать заявление о приеме на работу на имя руководителя компании. Пишут его от руки в свободной форме, иногда – на уже готовом бланке.

Отдельные виды работы: особенности

При трудоустройстве на некоторые должности (например, сотрудники, связанные с педагогической деятельностью), требуются дополнительные документы:

• справка о наличии или отсутствии судимости и уголовного преследования (при условии, что работа связана с деятельностью, к которой не могут быть допущены судимые лица (ст. 331 ТК РФ);
• справка о том, что работник не подвергался наказанию за употребление наркотиков или психотропных веществ (при условии, что будущая работа связана с деятельностью, к которой нельзя привлекать лиц, которые были наказаны за употребление наркотических средств и психотропных препаратов);
• заключение по результатам предварительного медицинского осмотра (если сотрудник принимается на вредную или опасную работу).

Похожие записи:

• Возможен ли развод с ребёнком до одного года
• Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при сокращении штатов в 2023 году
• К какой группе учета ос относятся смартфоны