Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если потеряна трудовая книжка?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.
Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.
Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.
Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.
Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.
Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?
Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.
Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.
Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.
При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.
Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.
Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Восстановительные мероприятия
Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:
- обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
- получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
- в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.
При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:
- ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
- Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
- суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:
- Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
- Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.
При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:
- где работал заявитель;
- с какой даты и по какую.
Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:
- насколько широки рамки интересующего периода;
- в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.
Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.
Причины утери трудовой книжки
Чаще всего трудовая книжка теряется по двум основным причинам:
- из-за халатности самого работника, которому по каким-либо причинам оригинал трудовой книжки был выдан на руки;
- по вине работодателя, который допустил факт утери трудовой книжки работника.
Если речь идет о вине работника, то, как правило, утери в этом случае возникают двух видов:
- неумышленное, когда трудовая книжка похищается, например, вместе с другими документами;
- умышленное, при котором происходит утеря трудовой книжки самим работником с целью сокрытия каких-либо негативных фактов трудовой биографии, которые были зафиксированы в данном документе (например, если с одного из предыдущих мест работы работник был уволен по одной из негативных статей-оснований для увольнения).
Обвинять работодателя в утере трудовой книжки можно только по двум основаниям:
- если был зафиксирован факт утери трудовой книжки в силу халатности сотрудника кадрового подразделения работодателя, о чем становится известно на основании специально проведенного расследования. В случае возникновения такого основания работодатель обязан наложить административное взыскание на своего провинившегося сотрудника;
- если утеря документов произошла по причине наступления каких-либо стихийных бедствий или иных происшествий, независящих от самого работодателя. О таком факте должен быть составлен специальный акт, который отразит все объективные причины.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка
Чтобы получать пенсию, необходимо достичь определённого возраста, а также иметь определённый стаж. Сведения о последнем заносятся в трудовую книжку. Но как быть, если этот основной документ утерян или испорчен?
Многие будущие пенсионеры считают, что если трудовая книжка утеряна, то и стаж утерян вместе с ней. Это не так! Пенсионный фонд России, в чьи обязанности входит контроль за начислением и выплатой пенсий при соблюдении всех условий, ведёт учёт всех граждан РФ, имеющий права на такие выплаты от государства.
В ПРФ хранятся следующие данные:
- ФИО;
- личные данные о дате и месте рождения;
- паспортные данные;
- данные СНИЛС;
- сведения стаже.
Если трудовая книжка утеряна, то необходимо:
- выяснить по чьей вине это произошло. Если это действительно утеря или механическая порча, то проблем с восстановлением нет. Но если работодатель намеренно задерживает и не отдаёт книжку уволившемуся работнику, то он нарушает его права. За их защитой можно обратиться в ФИТ, прокуратуру или в суд;
- если же книжка утеряна случайно, то необходимо её восстановить. Для этого необходимо написать заявление на имя своего работодателя, а в заявлении изложить просьбу о восстановлении документа;
- руководство не имеет права отказать. Также оно не может заставить своего работника купить новый бланк;
- при оформлении дубликата в левом верхнем углу нужно написать слово «дубликат»;
- работник должен принести документы, подтверждающие стаж работы у предыдущих работодателей;
- если этих сведений нет, то их можно запросить из архива;
- в дубликате нужно указать общий стаж работы.
Работодатель потерял трудовую книжку: ответственность
Заметьте! Законодатель предусматривает меры ответственности на случаи утери трудовой книжки:
- штрафы. Сумма таковых варьируется с учетом статуса работодателя. Если таковым выступает юридическое лицо, то размер взыскания определяется в пределах от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Если же работодатель существует в статусе директора фирмы или же индивидуального предпринимателя, то сумма штрафа ниже, а именно в пределах одной-пяти тысяч рублей. Если нарушение совершается повторно, то размер взыскания увеличивается для организаций до семидесяти тысяч рублей, а для ИП и директоров до двадцати тысяч рублей. Также указанные штрафы могут быть применены на случай, если при оформлении дубликата работодатель совершает грубые ошибки,
- возмещение морального вреда. Размер штрафа на сумму возмещения влиять не будет. Однако применяться такая мера может только по решению судебного органа,
- выплата заработной платы по факту неработающему, а формально еще не уволенному лицу. Эти случаи предполагают, что книжка потеряна или просто не была выдана в процессе увольнения.
Для предотвращения неприятностей при получении трудовой книжки и сдачи таковой новому работодателю, рекомендуется делать ксерокопию документа при каждой смене места работы, чтобы на случай форс-мажоров и ошибок работодателя была возможность быстро подтвердить стаж работы и определить предыдущие места трудовой деятельности.
Возможные действия при утере трудовой книжки по собственной вине и по вине работодателя
Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основные сведения в отношении трудовой деятельности гражданина. Трудовая книжка заводится работодателем при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего сопровождает его на протяжении всей трудовой карьеры.
При трудоустройстве на новом месте книжка передается работником в кадровый департамент организации-работодателя и хранится там вплоть до увольнения, после чего должна быть возвращена законному владельцу.
- Необходимость наличия трудовой книжки
- Восстановление трудовой книжки при ее утере или порче
- Дубликат трудовой книжки
- Отсутствие подтвердительных документов
- Восстановление при утере по вине работодателя
- Злонамеренное удержание трудовой книжки работодателем
На практике же нередки ситуации, в которых работник сталкивается с тем, что его трудовая книжка по тем или иным причинам теряется либо подвергается порче – по вине самого работника либо сотрудников организации-работодателя.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
Это важно знать: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
- Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
- Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Как правильно составить заявление на восстановление
Составлением заявления на получение дубликата трудовой книжки занимается работник. Документ пишется на имя работодателя или непосредственно организации. Заявление должно включать не только просьбу выдать дубликат, но и основание для проведения такой процедуры.
Заявление составляется на имя работодателя. Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового. Важно понимать, что обозначается только руководство, поскольку начальником выступает работодатель. Писать заявление на имя сотрудника отдела кадров нельзя.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.