Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по кадрам и основной деятельности в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Какие документы включаются в номенклатуру?
№ п/п | Фамилия, имя, отчество специалиста | Образование (какое учебное заведение окончил, год окончания, полученная специальность) | Должность | Стаж работы в данной или аналогичной должности, лет |
Руководящее звено (руководитель и его заместители, главный бухгалтер, главный экономист, главный юрист) | ||||
1 | ||||
2 | ||||
. | ||||
Специалисты (в том числе специалисты по продукции, менеджеры по закупкам, менеджеры по продажам, менеджеры по гарантийному обслуживанию) | ||||
1 | ||||
2 | ||||
. | ||||
Прочий персонал (в том числе экспедиторы, водители, грузчики, охранники и т.д.) | ||||
1 | ||||
2 | ||||
. |
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Как перейти на электронный документооборот
- Прописать в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
- Изучить схему бумажного документооборота и перевести ее в электронный формат. Обратить внимание на то, сколько сотрудников задействовано, кто имеет право подписи, какие этапы и где возникают задержки документов. Это позволит ответственным за документацию видеть, на каком этапе ведется работа с нужным документом, кто с ним работает и предотвратить затерянность документов или задержку.
- Оформить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи у руководителя еще нет, ему нужно обратиться в налоговую по этому вопросу. Остальные сотрудники могут приобрести свои подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Определиться с работой ЭДО, а именно каким техническим решением воспользоваться:
онлайн версия сервиса подойдет для 100 и менее документов в месяц;
интеграция ЭДО в учетную систему компании будет удобнее, если объем документов большой.
- Выбрать оператора ЭДО. Спросите у контрагентов, с какими операторами они уже работают и определитесь с лучшим для себя.
Выбор оператора ЭДО. Основные критерии.
Сервис оператора должен давать возможность:
- Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;
- Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
- Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;
- Распечатывать ЭД со штампом оператора;
- Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;
- Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;
- Аннулировать или отзывать ЭД;
- Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;
- Обеспечивать безопасность;
- Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;
- Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Кадровый аудит — это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.
На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:
- минимизирует количество всей существующей документации;
- сокращает затраты на осуществление документооборота;
- контролирует соблюдение законодательных норм;
- помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
- минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
Какие кадровые документы должны быть в организации
Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками2.
Согласно ч. 7 Рекомендаций № 135 Трудовым кодексом Республики Беларусь определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.). К таким документам рекомендуется относить:
1) правила внутреннего трудового распорядка3;
2) трудовые договоры (контракты);
3) штатное расписание;
4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);
5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);
6) трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам);
7) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
8) уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска;
9) табель учета использования рабочего времени;
10) график трудовых отпусков;
11) расчетные листки.
К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:
1) должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);
2) договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);
3) график сменности (если работа носит сменный характер);
4) положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).
Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.
Информация для центра занятости, предоставляемая ежемесячно
Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.
Наименование |
Примечание |
---|---|
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя |
Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации |
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации |
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Какие локальные акты должны быть в организации
Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных. Это: – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ); – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6); – график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62). Документы в тему
Документ
|
Поможет вам |
ТК РФ |
Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы |
КоАП РФ |
Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства |
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
На какие вопросы должен отвечать кадровый учет
- Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
- Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
- Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
- Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
- Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
- Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
- Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
- Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
- Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?
Локальные нормативные акты
Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:
- штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
- график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
- правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).
Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.