Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить утраченную трудовую книжку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Что делать при ликвидации предприятия
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Порядок ведения и хранения трудовой книжки
Время, которое потребуется для того чтобы восстановить утраченный документ зависит от того, когда произошла пропажа. Если неприятность случилась тогда, когда гражданин был официально трудоустроен, а трудовая книжка находилась у руководства организации, обязанности и затраты по ее восстановлению ложатся на отдел кадров компании.
Важно! Документы учета стажа, хранятся в отделе кадров и выдаются на руки работнику только в виде заверенных копий. Исключением является выдача по запросу ПФР, а также ограниченное количество случаев, предусмотренных ТК РФ.После расторжения договора, книжку обязаны вернуть бывшему работнику. Если такового не происходит гражданин имеет право затребовать выдачу в принудительном порядке обратившись в прокуратуру, суд или трудовую инспекцию. При утрате по вине работодателя, последний обязан восстановить его оформив дубликат, содержащий всю информацию.
Рекомендация! В случае ликвидации предприятия работнику, оставшемуся без подтверждающей стаж документации, рекомендуется срочно обратиться в ПФР или инициировать процедуру восстановления через МФЦ.
Дубликат оформленный взамен утраченного документа имеет идентичную юридическую силу и обязателен к приему на новом месте работы. При решении проблемы в судебном порядке, бывший сотрудник вправе затребовать компенсацию морального и материального вреда. Перед подачей исковых требований рекомендуется направить заявление на адрес бывшего места работы, а полученный ответ использовать в качестве доказательства.
Как восстановить трудовую книжку, не обращаясь в МФЦ
Выполнить процедуру самостоятельно, без помощи сотрудников многофункционального центра, вполне реально. Законом предусмотрены следующие варианты:
- обращение по последнему месту работы. Если утеря произошла по вине работника, в отделе кадров работодателя можно восстановить все записи, внесенные им за время действия трудового договора. Таким образом работник может собрать сведения о переводах, поощрениях и т.д., но все они будут касаться только одного места работы. То есть, для сбора всей информации придется объездить все предприятия, с которыми когда-либо заключались договора;
- визит в Пенсионный Фонд. Разрешается самостоятельно подавать запросы в государственные службы и органы регулирующие взаимоотношения работника и работодателя. Для того чтобы восстановить информацию через ПФР, необходимо лично прибыть в отделение по месту прописки и подать заявление на предоставление информации по стажу. Информация по работодателям, не производящим пенсионные отчисления, не учитывается в ПФ.
Кроме прочего можно воспользоваться порталом Госуслуг и попытаться восстановить трудовую книжку самостоятельно. Подробная инструкция и последовательность действий изложены на сайте.
Оценивая прочие варианты, преимущества обращения в МФЦ становятся очевидными:
- бесплатная услуга по восстановлению документа;
- наличие консультанта способного ответить на интересующие вопросы;
- оперативность работ и т.д.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Этот способ актуален в тех случаях, когда надо собрать сведения о периодах и местах трудоустройства за последние годы или за время ведения электронной трудовой книжки. Физическое лицо подает в территориальное отделение ПФР заявление, ответ на которое выдается в десятидневный срок. Итогом станет получение заявителем справки о трудовом стаже с выделением периодов работы и мест трудоустройства.
Восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, то есть получить ее дубликат, нельзя. Этот орган может только предоставить сведения о трудовом стаже, подтвердить временные рамки работы, уточнить наименования работодателей. На основании полученных из ПФР сведений можно делать запросы в архив, собирать справки и другие документы, по которым и будет оформлен дубликат работодателем.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Срок восстановления трудового документа составляет около тридцати дней. Однако данный срок может быть продлен, если компания, где ранее трудился работник, была ликвидирована. Каждый случай, связанный с утерей трудовой, следует рассматривать в индивидуальном порядке. Но в действующих законах говорится о том, что срок восстановления бланка составляет ровно один месяц. У многих людей, столкнувшихся с трудностями во время восстановления информации о профессиональном стаже, возникает паника. В такой ситуации не следует нервничать. В первую очередь следует подготовить заявку на имя генерального руководителя компании, где ранее трудился сотрудник.
При отсутствии возможности установить контакт с представителями организации, работник не сможет внести соответствующую отметку в трудовую книгу. Как правило, в этой ситуации все записи, связанные с конкретной организацией, просто не вносятся в дубликат. Именно поэтому очень важно найти всех прошлых работодателей, обратившись во все вышеперечисленные учреждения. Своевременное обращение в соответствующие инстанции позволит значительно сократить риск потери ценных сведений.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.
В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:
- была повреждена;
- украдена;
- утеряна;
- утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.
Можно ли восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано?
А что делать, если предприятие давно ликвидировано? Где найти концы?
Сведения о деятельности ликвидированных предприятий обязательно передаются на хранение в Государственный архив, где и хранятся как минимум 75 лет. Поэтому восстановить документы можно обратившись непосредственно в Государственный архив или дать запрос в МФЦ. Пенсионный фонд также выдаст справку о времени работы на ликвидированном предприятии.
Еще есть возможность восстановления данных с ликвидированных предприятий путем обращения в суд. Судебные инстанции хоть и являются крайней мерой, но помогают в восстановлении утерянных данных на 100%.
Какой бы метод не был выбран, каждый из них приведет к положительному результату и дубликат будет на руках. А для того, чтобы избежать проблем и волокиты при восстановлении, заказывайте заверенные копии по месту работы, и пусть эта бумага хранится дома на всякий случай.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Потеря трудовой книжки сотрудником
Проследить официальный трудовой путь гражданина РФ можно по трудовой книжке. Она оформляется работодателем при первом поступлении на работу и затем хранится в отделе кадров или, при увольнении, на руках самого работника. В нее вносятся личные данные, уровень образования, взаимоотношения с работодателем, должности, профессия и другие данные. Иногда трудовая книжка теряется, тогда, для ее восстановления требуется выполнить ряд действий. О том, как восстановить трудовую книжку, рассмотрим в статье, определим несколько вариантов развития событий.
Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.
Потеряна трудовая книжка — как восстановить в сложных случаях
Если у работника есть возможность обратиться к прошлому работодателю, вопрос оформления дубликата утерянной трудкнижки становится чисто техническим: надо собрать подтверждающие документы и написать заявление на восстановление.
Но можно ли восстановить трудовую книжку при утере, если последняя компания, в которой работал человек, ликвидирована? Да, можно. Правда, это сложнее.
- Прежде всего, надо найти правопреемника этого предприятия. Если он есть, получить первичные документы или их заверенные копии.
- Если правопреемника нет, надо обращаться в архив. В заявлении указать имя работника, период, за который нужны документы, цель получения справок. Полученные акты служат законным основанием для внесения данных в трудкнижку.
Какие документы потребуются
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
- Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
- Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
- Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
- Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
- Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
- Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.
Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки
В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.
Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.
Так, в дубликат трудовой книжки обязательно должны включаться сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
- в графе 2 (форма трудовой книжки с разбивкой по графам указана ниже ) указывается дата приема на работу;
-
в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. - Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора),
-
а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения. - В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Особенностью внесения записей именно в дубликат трудовой книжки является то, что, если в первоначальной трудовой книжке основанием внесения записи является именно приказ, в дубликате это может быть другим документом, который лишь содержит ссылку на приказ или трудовой договор.
Так вот в дубликат записываются реквизиты именно такого документа (например выписка из архива, судебное решение и т.п.), даже если в таком документе есть ссылка на приказы о приеме (переводе, увольнении) работника.
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указаниемпричин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| число | месяц | год | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |