Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личный помощник руководителя обязанности и требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.
Кто такой помощник руководителя, какая у него роль в компании
Помощник или ассистент топ-менеджера – должность, которая имеется не во всякой организации. Это привилегия средних и более или менее крупных предприятий, что само по себе говорит в ее пользу.
Не стоит путать такого специалиста с секретарем или делопроизводителем. Он может выполнять функции того и другого, но на этом его задачи не ограничиваются.
Роль помощника руководителя на предприятии в целом понятна из названия. Его миссия – организовать работу своего начальника. То есть обеспечить его необходимыми:
- канцелярскими принадлежностями;
- информацией о планах;
- данными по текущему состоянию дел;
- материалами, которые требуются для реализации поставленных целей;
- в некоторых случаях – даже питанием, потому как у гендиректора может банально не быть времени на заказ столика в кафе на обед или организацию деловых переговоров в ресторане.
Требования к знаниям и образованию
К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.
Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.
Что должен знать такой специалист:
- основы бухгалтерского дела;
- кадровое делопроизводство;
- основы менеджмента;
- методологию бизнес-процессов;
- базовую экономику.
Очень полезными будут также знания в области корпоративной психологии, тайм-менеджмента, конфликтологии, управления кадрами. В некоторых случаях имеет большое значение свободное владение иностранными языками (да, такой специалист может работать еще и в статусе переводчика на переговорах, если он трудоустроен в международной организации).
Обязательно владение специальным софтом для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, для эффективной работы нужно разбираться и в специфике деятельности работодателя (а также отрасли, в которой он функционирует, корпоративном законодательстве, налогообложении).
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Зарплата ассистента руководителя
Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:
-
на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;
-
управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.
Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.
Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:
-
Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.
-
В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.
-
Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.
-
Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.
Обязанности и функции помощника руководителя
«Помощник руководителя» — должность, которая привлекает внимание многих по той простой причине, что ассистент становится максимально близким лицом к руководящему звену организации. В небольших фирмах такой штатной должности нет, а вот в крупных бизнес-компаниях руководители нанимают личных ассистентов.
Помощник руководителя — это не просто секретарь или лицо, занимающееся делопроизводством. Его обязанности намного шире.
- ведет документооборот, частично выполняя обязанности архивариуса или секретаря;
- координирует встречи начальника с партнерами, помогает гостям до встречи с руководителем;
- обеспечивает деятельность офиса, поддерживая материально-техническое оснащение;
- обрабатывает корреспонденцию, принимает телефонные звонки и при необходимости перенаправляет их;
- выполняет частные поручения руководителя;
- наделяется правом принимать решения в отведенной ему руководителем зоне ответственности;
- заботится о комфорте директора в офисе, во время поездок, встреч с деловыми партнерами и даже в отпуске;
- следит за психологическим комфортом работы: подстраивает график встреч, напоминает о важных событиях и мероприятиях, предоставляет важную для принятия решения информацию.
Необходимое образование
Квалификационные требования, предъявляемые к ассистентам руководителя, прописаны в профессиональном стандарте, который утвержден приказом Министерства труда РФ №333н. В частности, нормативно-правовой акт содержит пункт об образовании. Чтобы работать на этой должности и выполнять обязанности помощника директора достаточно иметь среднее специальное образование, а также удостоверение о прохождении программы профессиональной подготовки служащих. Но это не говорит о том, что могут отказать в работе лишь по причине отсутствия диплома.
Выше шансы на трудоустройство будет при наличии диплома о завершении высшего учебного заведения, в том числе магистратуры по следующим направлениям:
- «Кадровый менеджмент»;
- «Управление проектами»;
- «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»;
- «Проектный менеджмент».
- Зарплата помощника руководителя
Важность помощников знают все предприниматели. Поэтому труд ассистентов достаточно высоко оценивается бизнесменами. Уровень заработной платы зависит от навыков, знаний, опыта сотрудника, а также от объема его должностных обязанностей.
- Базовое делопроизводство, которое включает в себя обязанности секретаря и офис-менеджера, оценивается на рынке в 1500-2000 долларов.
- Дополнительно оплачивается административное сопровождение бизнес-процессов и выполнение личных поручений ТОП-менеджера —2000-3000 долларов
- Если ассистент курирует работу с бизнес-партнерами, ведет и контролирует ход выполнения проектов, то такая работа оплачивается в пределах 3000-5000 долларов.
- Если помощник имеет, например, хорошую физическую подготовку, разрешение на ношение оружия, сопровождает руководителя в командировках, выполняя обязанности личного телохранителя, то подобный труд оценивается в $6000.
- Эти данные усреднены. Начальник может установить своему ассистенту такую зарплату, которую посчитает адекватной, учитывая спектр должностных обязанностей.
Стандартные обязанности ассистента
К какой бы категории ни относился ассистент, он будет выполнять пул стандартных обязанностей. Все они обязательно отражаются в документации предприятий и в инструкции для работника. Следующие вопросы можно делегировать большинству помощников:
- организация рабочего места руководителя, закупка канцтоваров, обеспечение начальника другими необходимыми расходными материалами, техникой;
- обработка входящей корреспонденции и распределение ее между отделами фирмы;
- подготовка документов, которые идут на подпись руководителю;
- подготовка материалов, необходимых руководителю, например отчетности, презентаций, регламентов;
- контроль выполнения проектов;
- сбор информации, которая требуется директору для принятия управленческих решений;
- формирование отчетов, писем партнерам и клиентам;
- организация совещаний, в которых участвует руководитель. Например, подбор места для совещания, приглашение участников, обеспечение техническим оснащением;
- контроль за подчиненными, сбор обратной связи, предложений и донесение их до сведения начальника.
Ассистент найден: как повысить его эффективность
Чтобы помощник показал результат, руководитель должен правильно наладить его работу. Во-первых, необходимо прописать рабочие процессы. На этапе собеседования можно созвониться или встретиться лично, чтобы рассказать о том, как работает проект. Лайфхак: можно попросить собеседника включить диктофон и записать рассказ. Это нужно, чтобы потенциальный ассистент позже еще раз прослушал слова руководителя, обдумал и пришел на второе собеседование с вопросами. Помощник должен сам вписать себя в действующую систему проекта. Так он поймет, насколько значима его работа, составит схему своей работы и распишет свои действия по шагам.
Во-вторых, руководитель должен поставить перед ассистентом цель и описать желаемый результат. Нужно дать новому ассистенту время на адаптацию, чтобы он разобрался с бизнес-процессами и отладил свою работу.
Чтобы ни одна задача ассистента не потерялась, важно с самого начала приучить его записывать за руководителем. Всё записанное помощник должен заносить в ежедневник со список дел и в собственную базу знаний. Например, в базе могут содержаться нюансы бизнес-процессов, характеристики товара или услуги, контакты и шаблоны договоров с подрядчиками. Благодаря базе знаний ассистент лучше запомнит информацию, а в будущем не будет переспрашивать у начальника каждую мелочь.
Впервые нанимая помощника, многие предприниматели по привычке продолжают выполнять рутинные задачи самостоятельно. Особенно в период адаптации ассистента, когда он будет допускать ошибки. Руководитель захочет все самостоятельно переделать за ним. Однако так поступать не нужно. Достаточно объяснить, что именно не понравилось и как это можно исправить. Если сейчас продолжить выполнять задачи самостоятельно, получится напрасная трата денег на зарплату помощника.
Плюсы и минусы профессии
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?
Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:
- ненормированный рабочий день;
- уровень владения иностранным языком;
- личное авто.
Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:
- почасовая;
- фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
- понедельная;
- ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).
Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)
| # | Основные задачи | Оплата |
|---|---|---|
| 1 | Ответы на письма, телефонные звонки (базовые задачи, БЗ) | От 50 рублей в час |
| 2 | БЗ + формирование списка клиентов, работа с ними | От 20 000 рублей в месяц |
| 3 | БЗ + продвижение товара, услуги, маркетинг, работа в соцсетях, холодные звонки, рассылка объявлений | 25 000 – 30 000 рублей в месяц |
| 4 | БЗ + личный психолог, имиджмейкер, спичрайтер | Оговаривается индивидуально, от 200 долларов в месяц |
| 5 | БЗ + разработка стратегий развития | От 25 тыс. рублей +% от продаж |
| 6 | БЗ + работа с сайтом компании, подготовка рекламных кампаний | 30 000 – 35 000 рублей в месяц |
Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.
Плюсы и минусы профессии
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.
Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.
Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.
Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.
Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?
Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция — могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.
Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно — на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.
Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?
Программа-максимум
Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.
Что важно сегодня для делового успеха женщины?
Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.
Успешный человек всегда осознает три вещи:
- свои способности и таланты,
- свои амбиции и цели,
- свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.
Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.
Понимание и действие — вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.
Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека .
Какой следующий уровень после помощника руководителя?
Нет определенного следующего уровня после помощника руководителя. Следующий уровень будет зависеть от индивидуальных карьерных целей и организационной структуры. Однако есть определенные роли, на которые могут претендовать помощники руководителя; они включают следующее:
- Начальник штаба (КоС) – Начальник штаба (CoS) – это более стратегическая и высокопоставленная должность, которая часто служит правой рукой руководителя и курирует различные проекты и мероприятия. Однако, в зависимости от компании, заработная плата на должности CoS может быть не выше, чем у помощника руководителя.
- Руководитель бюро – Офис-менеджер отвечает за управление повседневной деятельностью офиса, включая наем и увольнение административных работников, составление бюджета и выполнение офисных процедур. Помощники руководителя могут перейти на эту должность, если они хотят перейти к управлению.
- Консультант по масштабированию исполнительных операций: человек на этой должности работает с генеральными директорами-основателями в секторах, ориентированных на миссию, чтобы помочь им масштабировать свой бизнес. Может потребоваться изменение акцента с административных обязанностей на стратегические консультации и оперативное управление.