Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязан ли ИП вести табель учета рабочего времени в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Как вносятся исправления и корректировки
Достаточно часто требуется внесение изменений в табель учета рабочего времени. Образцы и варианты внесения корректировок отработаны годами:
Исправления вносятся в первоначальный табель.
Например, руководитель структурного подразделения сообщил, что Иванов С.С. не являлся на работу по невыясненной причине. В табеле был проставлен код “НН”. Через несколько дней родственники Иванова С.С. вышли на связь и сообщили, что тот попал в больницу. Для внесения исправлений табельщик аккуратно зачеркивает неверный код, ставит букву “Б”, далее пишет “Исправлено”, проставляет свои ФИО, должность и дату корректировки.
Дополнительно оформляется корректирующий табель
В реквизитах этого табеля обязательно ставится отметка о том, что он является корректирующим. Например, к регистрационному номеру через дробь добавляется “корр”.
|
В каких целях используется документ |
Срок хранения |
|---|---|
|
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах |
|
Для первичного бухгалтерского учета |
Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах |
|
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС |
Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов |
|
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда |
Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда |
|
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах |
Я владелец микропредприятия, должен ли я вести график работы сотрудников, табель учета рабочего времени и т
Организация или ИП, являющиеся микропредприятиями, могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), содержащих нормы трудового права. При этом вопросы, которые регулировались бы этими актами, следует включить в трудовой договор с работником (ст. 309. 2 ТК РФ). Отметим, что частичный или полный отказ микропредприятия от локальных актов является добровольным. Поэтому, если у работодателя есть статус микропредприятия, после вступления комментируемого закона в силу он не обязан отменять уже утвержденные локальные нормативные акты и вносить изменения в трудовые договоры.
У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.
Почему ИП обязаны вести табель учета рабочего времени
Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для индивидуальных предпринимателей (ИП) в соответствии с действующим законодательством. Этот документ играет важную роль в организации и контроле рабочего времени сотрудников ИП, а также помогает соблюдать требования законодательства.
1. Учет времени работы.
Ведение табеля учета рабочего времени позволяет ИП точно учитывать количество отработанных часов каждым сотрудником. Это важно для правильной оплаты труда, а также для контроля за превышением допустимой продолжительности рабочего времени.
2. Соответствие нормам трудового законодательства.
Ведение табеля учета рабочего времени помогает ИП соблюдать нормы трудового законодательства, которые, в свою очередь, регулируют продолжительность рабочего дня, обязательные перерывы, отпуска и другие условия работы. Табель является доказательством соблюдения этих норм и может потребоваться при проверке соответствия ИП требованиям закона.
3. Обеспечение контроля и ответственности.
Табель учета рабочего времени служит инструментом для контроля соблюдения графиков работы сотрудниками ИП. Он позволяет узнать, кто и в какое время присутствовал на рабочем месте, а также определить факты прогулов или нарушения рабочего графика. Благодаря этому документу в случае возникновения спорной ситуации стороны могут предоставить доказательства своей правоты.
4. Анализ и планирование трудовых ресурсов.
Ведение табеля учета рабочего времени позволяет ИП детально анализировать затраты ресурсов на определенные задачи и проекты. Это помогает в планировании бюджета, определении необходимого числа сотрудников и эффективного использования рабочего времени. Такой анализ помогает оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность предприятия.
5. Сохранение документации.
Табель учета рабочего времени является важным документом, который должен храниться у ИП. В случае проверки со стороны контролирующих органов, ИП обязан предоставить информацию о рабочем времени своих сотрудников. Ведение табеля и его правильное хранение помогает избежать штрафов и проблем при такой проверке.
В свете вышеперечисленных факторов становится ясным, почему ИП обязаны вести табель учета рабочего времени. Это обеспечивает соблюдение законодательства, контроль за рабочим временем сотрудников и позволяет оптимизировать процессы в рамках предпринимательской деятельности.
Как избежать ответственности и соблюсти требования законодательства по ведению табеля учета рабочего времени
- Ознакомьтесь с требованиями законодательства. Изучите основные нормы и правила, касающиеся ведения табеля учета рабочего времени. Убедитесь, что вы полностью понимаете требования и можете их соблюдать.
- Выберите удобную систему учета. Существует множество программ и инструментов для ведения табеля учета рабочего времени. Выберите ту, которая лучше всего подходит для вашего бизнеса. Это может быть электронная система или бумажный табель.
- Обучите своих сотрудников. Проведите обучение своих сотрудников по ведению табеля учета рабочего времени. Разъясните им требования законодательства, правила заполнения табеля и последствия за его неправильное ведение. Убедитесь, что они полностью понимают их обязанности и ответственность.
- Следуйте законодательству. При ведении табеля учета рабочего времени следуйте требованиям законодательства. Заполняйте табель вовремя, включая все необходимые данные и подписи. Обеспечьте его аккуратность и достоверность.
- Храните документацию. Закон требует хранить табели учета рабочего времени в течение определенного периода времени. Обеспечьте их правильное хранение и доступность для проверки со стороны контролирующих органов.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать ответственности и соблюсти требования законодательства по ведению табеля учета рабочего времени. Это поможет вам сохранить хорошую репутацию и избежать штрафов и других негативных последствий.
Ответственность ИП за ведение табеля учета рабочего времени
По законодательству РФ, ИП обязан вести учет рабочего времени своих работников в соответствии с трудовым законодательством. Это подразумевает создание и ведение табеля учета, в котором фиксируются рабочие часы каждого сотрудника.
Ответственность ИП за ведение табеля учета рабочего времени проявляется в следующих аспектах:
- Недостоверность информации. ИП несет ответственность за предоставление недостоверных сведений о рабочем времени своих работников. Это может привести к нарушению прав работников, а также к возникновению долгов перед государственными учреждениями.
- Неучет рабочего времени. Если ИП не ведет табель учета рабочего времени или не фиксирует в нем все фактически отработанные часы работниками, это может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. В этом случае ИП может быть привлечен к административной или даже уголовной ответственности.
- Нарушение правил ведения табеля учета. ИП обязан соблюдать определенные правила при ведении табеля учета рабочего времени, например, записывать все изменения и перерывы в работе работников. Несоблюдение этих правил также может повлечь за собой ответственность ИП.
В случае обнаружения нарушений ведения табеля учета рабочего времени ИП может быть оштрафован, либо привлечен к административной или уголовной ответственности. Поэтому важно для ИП придерживаться правил и требований по ведению табеля учета и правильно оформлять всю необходимую документацию.
Какие варианты существуют для ведения табеля учета рабочего времени
Еще один вариант — использовать электронные таблицы, например, в программе Microsoft Excel или Google Sheets. Здесь можно создать таблицу с соответствующими столбцами, в которых будут указываться даты, время начала и окончания работы, а также общее количество отработанных часов. Данные можно легко редактировать и анализировать с помощью таких программ.
Также существуют специализированные программы для ведения табеля учета рабочего времени. Они обычно имеют дополнительные функции, такие как автоматический расчет отработанных часов и выдача отчетов. В таких программных продуктах можно создать отдельные профили сотрудников и назначить им графики работы.
Выбор метода ведения табеля учета рабочего времени зависит от предпочтений и возможностей ИП. Важно помнить, что табель должен быть аккуратным и точным, так как он может служить основой для расчета заработной платы и решения спорных вопросов с сотрудниками. Также ИП несет ответственность за правильность ведения и хранения табеля учета рабочего времени.
Обязательные данные в табеле учета рабочего времени
| № | Наименование поля | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Дата | Указывается дата, на которую фиксируется учет рабочего времени. |
| 2 | ФИО сотрудника | Указывается полное имя сотрудника, работающего на предприятии или в организации. |
| 3 | Время прихода | Фиксируется время, когда сотрудник приходит на работу. |
| 4 | Время ухода | Фиксируется время, когда сотрудник уходит с работы. |
| 5 | Общее время работы | Указывается подсчитанное общее количество часов, которое сотрудник отработал за день. |
| 6 | Причина отсутствия | Если сотрудник отсутствовал на работе, указывается причина его отсутствия. |
| 7 | Подпись сотрудника | Сотрудник должен поставить подпись в табеле, подтверждающую правильность указанных данных. |
В пределах каждого месяца должно быть ведено отдельное деление на дни, чтобы точно отразить рабочее время каждого сотрудника. В случае изменений в расписании работы или других факторов, влияющих на учет рабочего времени, соответствующие поля в табеле должны быть обновлены.
Обязательные данные в табеле учета рабочего времени необходимы для контроля и учета рабочего времени сотрудников, а также для расчета заработной платы и соответствия нормам труда.
Обязательность ведения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени должен содержать следующую информацию:
| Наименование | Описание |
|---|---|
| ФИО работника | Полное имя сотрудника, включая фамилию, имя и отчество |
| Дата | Дату отработанного рабочего дня или дней |
| Отметка о начале и окончании работы | Время начала и окончания рабочего дня |
| Перерывы | Время отдыха между рабочими периодами |
| Общее отработанное время | Количество часов и минут, отработанных сотрудником в течение дня |
| Отметка о наличии сверхурочной работы | Если работник выполнил сверхурочные работы, то необходимо сделать отметку |
Табель учета рабочего времени должен быть веден ежедневно и включать данные обо всех работниках организации. При его ведении важно придерживаться правил внесения данных и не допускать их искажений.