Что делать, если утеряны первичные документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если утеряны первичные документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Прежде всего, у продавца. Согласно п. 1 статьи 4 закона 54-ФЗ кассовая техника должна уметь «искать» чеки, записанные в фискальном накопителе, по их номеру, а также выводить их на печать и (или) передавать их в электронной форме. Правда, данное требование к ККТ не касается аппаратов, которые участвуют в Интернет-расчетах с применением электронных средств платежа.

Ответственность за утерю первички

Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

• Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
• Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
• Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.

Как и где можно получить дубликат кассового чека

Кроме того, продавец может запросить восстановление чека у ОФД – у оператора фискальных данных, с которым у него заключено соглашение на обслуживание. У оператора ОФД на основании п. 2 статьи 4.5 закона о ККТ есть обязанность по обработке и записи поступающих к нему фискальных данных. Причем запись этих данных, включая сведения о фискальных документах, должна проходить без их коррекции. И хранить всю эту информацию операторы обязаны на протяжении 5 лет со дня ее записи. Таким образом, в течение 5 лет у оператора ОФД можно запросить кассовый чек, оформленный в какой-то определенный день. Но сделать запрос проще всего именно продавцу.

На эти две вышеуказанные возможности ссылается и налоговая служба в своем письме №АБ-4-20/9398@ от 08.06.2020 ( ССЫЛКА ).

Можно ли восстановить кассовый чек

Не стоит отчаиваться! Аннулировать сделку по-прежнему возможно. Каждый товар, независимо от его назначения, имеет свой артикул (персональный номер, состоящий из нескольких чисел). Эти числа также отражены и под штрих кодом на товаре. Также, данные с артикулами, находятся и в накладных на товар, оформляемых в момент его поступления в магазин. Как правило, все накладные остаются в магазине, даже после продажи товара. Каждый кассовый чек, также имеет свой номер. Именно по эти данным, становится возможным восстановить кассовый чек в магазине, выступающем в данном случае продавцом. Восстановить кассовый чек возможно, обратившись к продавцу. Для того чтобы восстановить потерянный или испорченный чек, необходимо знать точную дату и время, в которые совершалась покупка, а также, будет не мало важной частью и знать, какое количество вещей было приобретено в данном чеке. Если покупатель располагает всеми этими данными, то восстановление кассового чека не займет много усилий. Продавец может поискать копию чека в программе кассового аппарата. Зачастую, все торговые сделки между магазином и покупателем осуществляются в 1С программе, позволяющей с легкостью продублировать все чеки.

Обратите внимание => Договор поставки гарантия качества товара и гарантии поставщика

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Контрольно-кассовые аппараты передают информацию в базу данных автоматически, осле прохождения оплаты по каждому приобретению. Продавцу необходимы минимальные навыки работы с программой, чтобы выполнить просьбу покупателя. Весь процесс займет всего несколько минут. Для этого придется:

• войти в программу и пройти процесс авторизации;
• найти в меню раздел «Журналы», далее «Журналы чеков ККМ»;
• в появившихся чеках найти те, которые были выданы в день и приблизительное время покупки, подобрать требуемый;
• для облегчения работы нужно использовать опцию поиска по артикулу. Если у покупателя сохранилась этикета или упаковка товара, цифровой код можно будет установить. Если нет – искать придется вручную;
• нажать последовательно кнопки «Печать» и «Дубликат». Будет выдано 2 экземпляра, один из них нужно передать покупателю, второй оставить продавцу.

С дубликатом получится и написать заявление на возврат, и обратиться в суд. Продавец, в свою очередь, должен тщательно проверить информацию и убедится в том, что слова покупателя соответствуют действительности. Главное для того лица, которое хотело бы возвратить свои деньги, отданные за некачественный товар, это обратиться за дубликатом не позднее, чем через полгода с момента совершения покупки.

Важно: Чтобы избежать мошенничества, желательно вести реестр выданных дубликатов, к которому прикладывать все письменные заявления с визой администрации.

Вернуть вещь без чека в магазин можно, потому что это разрешено юридически. Многие покупатели из-за плохой осведомлённости не знают этой нормы, поэтому умудрившиеся потерять документ, не надеются возвратить вещь бракованную или не подходящую им по своему качеству или, к примеру, размеру. Придётся смочь перебороть себя и изучить информацию по нормам права.

Как же вернуть вещь без чека? Что делать? Действовать — написать заявление о возврате покупки, товара.

В нём, без излишней эмоциональности, упомянуть:

• дату покупки;
• описание товара;
• доказательства, подтверждающие сделку с продавцом;
• причину, по которой возвращается покупка (например, не подошедшая по размеру верхняя одежда);
• причину отсутствия (получилось утерять).

На основании этого заявления решается вопрос о принятии купленных товаров, выдаче потребителю внесенных за нее денежных средств. Наличие платежных документов не относится к обязательным условиям осуществления сдачи вещи или ее обмена на другую. Как можно вернуть покупку без чека, и когда это не допускается, изучим ниже.

Возврат приобретенного товара без чека, если тот получилось утерять, производится в соответствии с законом и на основании поданного покупателем заявления.

Использование чеков в сфере торговли

В соответствии с российским законодательством субъекты предпринимательской деятельности в области торговых отношений при реализации товаров народного потребления обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Потребителю вместе с купленным товаров выдается на руки чек, имеющий определенную форму, который, к тому же, является первичным учетным документом на бумажном носителе.

Важно! Выдача на руки покупателю кассового чека является для продавца обязанностью, обеспечивающей надлежащий учет денежных средств в сфере торговых расчетов.

В кассовом чеке должны быть отмечены следующие реквизиты:

• наименование приобретаемого товара и его стоимость;
• порядковый номер документа;
• официальное наименование продавца, в том числе, его ИНН и номер свидетельства о проведении регистрации;
• заводской номер ККМ;
• юридический адрес регистрации аппарата;
• свойства налогового режима.

Помимо указанных выше обязательных реквизитов, на кассовом чеке разрешается размещение другой информации, в том числе, рекламы. В случае, если реквизиты на чеке печатаются нечетко, работа аппарата приостанавливается. Размещенная на чеке информация не только дает возможность потребителю безапелляционно доказать принадлежность приобретенного товара к конкретному продавцу, но и обеспечивает для налоговых органов возможность проверки соблюдения продавцом:

• правил торговли;
• правил совершения кассовых операций;
• обращения с денежной наличностью;
• осуществление контроля размера выручки за конкретный период.

В случае выявления несоблюдения норм законодательных актов по выдаче чека, в отношении продавца применяется санкция в виде штрафа либо в виде предупреждения, если ранее он не привлекался к административной ответственности по выдаче платежного поручения.

Можно ли вернуть товар без чека?

Для того чтобы ответить на данный вопрос, нужно в первую очередь обратиться к Закону «О защите прав потребителей».

Согласно пункту 5 статьи 18 данного нормативного правового акта, отсутствие у покупателя кассового или товарного чека (иного документа, подтверждающего факт и условия приобретения товара) не является основанием для отказа в гарантийном ремонте.

Согласно положениям Гражданского кодекса (статья 493), покупатель может ссылаться на свидетельские показания для подтверждения факта покупки товара, в частности, телефона. Таким образом, покупатель на законном основании может рассчитывать на гарантийный ремонт при условии, что он подтвердит факт покупки в данном магазине альтернативным способом.

Согласно пункту 1 статьи 18 Закона «О защите прав потребителей», покупатель при обнаружении в товаре недостатков, которые не были оговорены продавцом, в течение гарантийного периода вправе потребовать:

• замены на такой же товар (этой же марки, модели и артикула);
• замены на аналогичный товар другой марки;
• соразмерного уменьшения покупной цены;
• незамедлительного бесплатного устранения недостатков товара (его ремонта) или возмещения расходов на их исправление силами потребителя;
• отказа от исполнения договора купли-продажи и возврата денег.

Квитанции и чеки обычно печатаются на термобумаге, которая проявляет текст и изображения на поверхности под воздействием теплового излучения. Это и является причиной нечитаемости: бумага чувствительна к нагреву и ультрафиолетовому излучению, а длительное воздействие этих факторов приводит к постепенному выцветанию информации.

Существует несколько способов восстановления чеков из термобумаги:

• прогреть бумагу с помощью фена. Температуру нагрева нужно увеличивать постепенно и не задерживать фен на одном месте. Прогревать чек ни в коем случае нельзя с лицевой стороны, так как бумага почернеет, и документ уже не спасти. Это касается и всех остальных видов теплового воздействия;
• нагреть над открытым пламенем, например, используя зажигалку или свечу. Самое главное в этом способе ― не подносить чек слишком близко к огню и не задерживаться на одном месте, иначе бумага может загореться. Оптимальное расстояние ―7-10 см от огня, а если огонь интенсивный, то лучше бумагу нужно «проявлять» на большем расстоянии;
• нагрев при помощи электрической лампочки. Использовать желательно обычную лампочку с хорошей теплоотдачей, не энергосберегающую. Чек нужно постепенно прогревать о поверхность стекла. Делать это необходимо аккуратно, едва касаясь раскаленной поверхности, иначе есть риск появления коричневых пятен;
• прогладить чек утюгом. Этот способ подойдет только для экземпляра, который полностью выцвел, и на нем не осталось чернил. Его нужно будет прогладить утюгом, нагретым до температуры 55-65 градусов через тонкую белую ткань или плотную белую бумагу. Текст на документе проявится в виде негатива ― на коричневом фоне светлые символы.

Восстановление кассового чека

Поэтому я теперь поступаю так, чеки на крупные покупки, на товары длительного пользования я просто сканирую и сохраняю в памяти ноутбука. Так проще. Понятное дело, что самому восстановить кассовый чек не получится, да и смысла нет этого делать. Чтобы восстановить кассовый чек, нужно обратиться в место покупки и точно назвать точную дату покупки, и даже знать время, уж, если не знать, то обязательно вспомнить, само собой, знать, что покупали. Опытный работник быстро Вам его восстановит, но только это будет уже дубликат. Кассовый чек бывает нужен, например, если вы хотите товар вернуть. Тогда чек обязательно требуют.
Кассовый чек, выданный при применении ККТ, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции. Также для подтверждения факта покупки может использоваться контрольная лента (учетный документ, выполненный ККТ на бумажном или электронном носителе).

Каким образом ФНС получает сведения с кассы?

Передача информации в Федеральную налоговую службу осуществляется при помощи оператора фискальных данных. ОФД получает с кассовой машины сведения о поступившем платеже, регистрирует документ о проведении финансовой операции и отправляет его в ФНС. Все кассы, добавленные в список реестра налоговой службы, автоматически передают фискальные данные каждой совершенной покупки. Также сведения сохраняются на накопителе, который встроен в устройство или подключается к ККТ. Таким образом можно передать их в налоговую, если пропадет связь с ОФД или Интернет.

Чтобы отправить сведения о поступлении платежа в ФНС, требуется:

• Стабильное подключение к сети Интернет.
• Контрольно-кассовая техника нового образца с накопителем.
• Договор с оператором фискальных данных.

Как нужно хранить чеки, чтобы они не выцветали

Дабы избежать неприятных ситуаций в будущем, следует сразу же отксерокопировать чеки. Чтобы никаких проблем не было, придется заверить их у нотариуса и поставить необходимые печати.

Также заранее нужно предусмотреть место, где чеки будут храниться. Лучше держать их в темном месте, например, в коробке, и следить за температурой. Она не должна быть слишком низкой или слишком высокой, а влажность – превышать норму.

Само собой, чеки нельзя хранить возле батареи или же прямо под солнечными лучами. В таком случае они быстро потеряют весь цвет. Кроме этого, их нельзя держать в одной куче, так как они стирают друг друга, отпечатываются и теряют свой вид. Лучше каждый чек положить в отдельный файл. Так они точно останутся в сохранности.

Важно следить за тем, чтобы на квитанции не попадали никакие жидкие субстанции, особенно масляные и жирные. Одно такое пятно может привести в негодность целый документ.

В каких ситуациях требуется чек

На практике существует ряд причин, когда потребуется официальный документ для подтверждения покупки. Отметим их:

• Когда следует обменять или вернуть товар с заводским браком, дефектами.
• Вернуть продукт по гарантии. Что интересно для этого достаточно и копии чека, а по закону магазин обязан принять товар даже без него.
• Вернуть продукт, который не соответствует требованиям указанным на упаковке.
• По другим причинам, которые не зависят от гражданина.

Перечислим так же ситуации, когда невозможно вернуть товар в магазин:

1. Нижнее белье (трусы, бюстгальтер), носки, купальник, плавки и т.д.
2. Продукты питания, которые были частично съедены.
3. Предметы быта из полимерных материалов. Например, одноразовая посуда.
4. Товар поврежден по вине покупателя.

На практике, ситуаций бывает множество, но, так или иначе, наличие кассового или товарного чека будет нелишним.

Предположим, что он утерян или пришел в негодность. На практике не существует нормативных документов, которые регулируют восстановление чека. Но существуют другие способы. Обратимся к ним:

• У каждого продукта есть свой порядковый номер. Он фиксируется во всех документах, включая сам чек. Это дает возможность изготовить его дубликат.
• Чтобы приступить к восстановлению документа следует вспомнить дату, ориентировочное время, список покупок и место, где были приобретены товары. Гражданин обращается в магазин и с помощью администратора в программе фиксации данных (чаще всего это 1С «Торговля и склад») найти порядковый номер вашего фискального чека.
• Для поиска делаем следующее. Заходим в раздел «Журналы», далее в подраздел «Журналы чеков ККМ». Выпадает список требуемых документов. Осталось определиться с датой и временем.
• Если воспользоваться поиском, то найти получится быстрее. Но для этого следует знать порядковый номер (артикул). Он должен совпадать целиком, иначе поиск сильно затянется или не удастся вовсе.
• Далее ответственное лицо распечатывает дубликат чека в двух экземплярах. Один остается в магазине, второй у гражданина. Следует понимать, что администрация не каждый раз идет на встречу в вопросе восстановления чека и возможен отказ. В таком случае покупатель может обратиться в суд.

Если на руках у гражданина есть товарный чек, то этого будет достаточно, чтобы решить вопрос с обменом или возвратом. Как правило, в магазине остается второй экземпляр. Его можно спросить у администрации торговой точки. Но, к сожалению, организация не обязана хранить дубликат товарного чека.

В некоторых случаях прибегают к свидетелям. Если какой-либо человек подтвердит факт покупки, то администрация может пойти на встречу. Здесь существует множество нюансов. Например, свидетель должен быть надежным. Он должен в письменном виде зафиксировать этот факт.

Гораздо легче обратиться к службе безопасности, чтобы она по видеокамерам проверила реальность покупки. Но в этом случае придется договориться с администрацией. Из нюансов можно отметить, что возврат товаров по социальным программам невозможен. Например, некоторые виды медикаментов или школьную форму.

Похожие записи:

• Государственные награды Героям РФ и льготы, которые за них полагаются
• Содержание общего имущества: платим только за себя?
• Что такое реадмиссия и её отличие от депортация