Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы по-новому: что надо знать о предстоящих изменениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Особенности кадрового документооборота у микропредприятий
При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.
В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- положение об оплате труда;
- график смен и другие ЛНА.
Цифровизация кадрового делопроизводства
Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.
Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.
Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Общий порядок спецоценки условий труда
Согласно пункту 4 приложения к приказу № 699н, выявлять потенциально опасные и вредные производственные факторы может сам работодатель либо его представитель вместе с сотрудниками. Для этой задачи не нужно обращаться за услугами в стороннюю организацию.
В процессе СОУТ обязательно учитываются факторы, перечисленные в пункте 5 Приложения к Приказу № 699н:
- какие материалы, сырье, оборудование используют работники и могут ли они быть источником вредных или опасных факторов;
- каковы были результаты предыдущих исследований, производственного контроля и государственного санэпиднадзора;
- отмечались ли случаи получения травм или заболеваний сотрудников под влиянием тех или иных рабочих факторов;
- есть ли у самих сотрудников предположения о том, какие факторы на их рабочем месте могут нести вред или быть потенциально опасными для их здоровья.
По результатам СОУТ на каждое рабочее место должен составляться поверочный лист, форма которого приведена в Приложении № 1 приказа. В документе предусмотрено 8 блоков:
- Сведения о работодателе: наименование, место нахождения и выполнения работ, название подразделения, контакты.
- Сведения о рабочем месте: номер и наименование (специальность, должность, профессия).
- Таблица с перечнем физических, химических, биологических факторов, тяжести и напряженности трудового процесса — напротив каждого из факторов есть слова «да» и «нет», одно из которых нужно подчеркнуть при оценке рабочего места.
- Заключение, где ставится галочка напротив одного из результатов оценки: условия труда соответствуют нормативным требованиям или были выявлены опасные либо вредные факторы, требующие измерения и исследования с привлечением сторонней организации, имеющей лицензию на СОУТ.
- Дата составления поверочного листа.
- Сведения о председателе комиссии по СОУТ
- Данные о членах комиссии по СОУТ.
- Блок для подписи и ФИО работника, ознакомленного с документом.
Важно знать! Если в ходе оценки был выявлен хотя бы один вредный или опасный фактор, то микропредприятию нужно привлечь специализированную организацию, которая проведет СОУТ. Если нет — достаточно заполнить декларацию соответствия условий труда и в течение 30 рабочих дней со дня утверждения поверочного листа подать ее в Реестр деклараций и ФГИС СОУТ.
Рекомендованный образец декларации приведен в Приложении № 2 Приказа № 699н. В документе указывают:
- наименование микропредприятия;
- место его нахождения и осуществления деятельности;
- ИНН;
- ОГРН;
- перечень всех рабочих мест, прошедших оценку;
- номер поверочного листа, на основании которого подается декларация;
- дату подачи;
- сведения о регистрации, включая наименование органа, который зарегистрировал документ;
- подпись, фамилию и инициалы должностного лица, зарегистрировавшего декларацию.
Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.
Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.
В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.
Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:
- сведения об используемой системе ЭДО;
- порядок доступа к ней;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- дата введения ЭДО;
- срок уведомления работников о введении;
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.
Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.
Цифровизация кадрового делопроизводства
Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.
Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.
Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.
Кадровый учет микропредприятия
Так же, как и во всех остальных организациях, кадровое делопроизводство микропредприятия предполагает правильное и последовательное оформление документов. Прежде всего нужно соблюдать правила приема и увольнения.
С 2017 года кадровый документооборот для микропредприятий упрощен благодаря вступлению в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие, будучи работодателем, имеет право отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, а именно:
В действительности этот список локальных нормативных актов открытый. Отказ от них — это право, а не обязанность микропредприятий.
В то же время, заключая трудовые договоры с работниками, микропредприятие обязано включить в условия все вопросы, которые регулируются локальными нормативными актами.
Для упрощения работы с документами и формулировки условий Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 была утверждена типовая форма трудового договора, а также порядок ее оформления.
Как микропредприятию вести трудовую книжку
Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.
Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.
Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров
Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.
Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:
- размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
штатная численность – не более 15 человек; - доля участия государства – максимум 25%.
Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.
Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.
Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.
Микропредприятия смогут отказаться от локальных нормативных актов
Организация или ИП, являющиеся микропредприятиями, могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), содержащих нормы трудового права. При этом вопросы, которые регулировались бы этими актами, следует включить в трудовой договор с работником (ст. 309.2 ТК РФ). Отметим, что частичный или полный отказ микропредприятия от локальных актов является добровольным. Поэтому, если у работодателя есть статус микропредприятия, после вступления комментируемого закона в силу он не обязан отменять уже утвержденные локальные нормативные акты и вносить изменения в трудовые договоры.
Перечень ЛНА, от которых можно отказаться, открытый. В новой статье 309.2 ТК РФ упоминаются только несколько — правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности.
В то же время работодатель в ходе деятельности издает ряд документов, которые регулируют трудовые отношения, но отнести их к ЛНА можно только условно: приказы, графики отпусков, штатное расписание и т. д. Такие документы считаются кадровыми, их оформление обязательно для любого работодателя (согласно положениям ТК РФ). Вместе с тем в трудовом законодательстве нет четкого указания, какие именно документы относятся к кадровым, а какие — к ЛНА. Поэтому не вполне ясно, может ли работодатель наряду с документами, которые перечислены в статье 309.2 ТК РФ, отказаться, например, от издания приказов.
По нашему мнению, чтобы избежать претензий со стороны контролеров, микропреприятию лучше отказаться только от тех ЛНА, которые прямо указаны в статье 309.2 ТК РФ. Такому работодателю имеет смысл в прежнем режиме издавать кадровые приказы, утверждать график отпусков, которые предусмотрены ТК РФ.
Кадровый учет по упрощенной схеме
К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:
- составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
- оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
- внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
- заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.
Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2017 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.
Обязательная документация по кадрам
Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.
Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:
- Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
- Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, штатное расписание.
- Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.
Кадровый учет по упрощенной схеме
К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:
- составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
- оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
- внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
- заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.
Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2020 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.
Как ИП сэкономить на бухгалтере? Или способы самостоятельного ведения учета
УСН (6%) Доходы. Система налогообложения, при применении которой в расчет будут входить только доходы предпринимателя. Да, все просто – берется сумма доходов за квартал и умножается на 6%. Из суммы полученного налога вычитается сумма фактически уплаченных страховых взносов, но не более 50% от суммы налога. Декларация сдается раз в год, оплата производится авансовыми платежами ежеквартально. То есть, считать налог с доходов придется каждый квартал.
Рекомендуем прочесть: Окопф 95 Расшифровка 2020
Далее необходимо определиться, будут ли наниматься работники. Если да, то нужно понимать, что в этом случае добавляется работа по кадровому делопроизводству – приказы, договоры, штатные расписания, графики работы и т.д. А также дополнительно придется сдавать отчетность в ФСС, ИФНС и ПФР по кадрам. Какую именно – будет описано далее в статье.
Кадровый Учет Для Ип В 2020 Году
Следующий шаг по внедрению электронных трудовых книжек. Статьи по теме. Номенклатура дел: образец. Входит ли учеба в общий трудовой стаж. Отдел кадров: функции и структура. Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск: образец Человеко-часы: как считать. Вопросы по теме. Как провести аудит кадровой службы. Как составить акт приема-передачи дел главного бухгалтера? Как оформить беременность во время декретного отпуска? Как составить акт приема-передачи работ по договору оказания услуг?
Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Граждан каких стран вы чаще всего принимаете на работу? Стран Дальнего Зарубежья. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Сколько трудовых книжек может быть у работника? Суд: какие ошибки допустимы в записи об увольнении. Ошибки в больничных — не повод для аннулирования страховых выплат.