Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела работников в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одной из основных целей актуализации личных дел является обеспечение полной и точной информации о каждом работнике. Это позволяет руководству быть в курсе образования, опыта работы, профессиональных достижений и других важных данных, которые могут влиять на профессиональные возможности и перспективы сотрудника.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Требования к оформлению
Для правильного и удобного ведения личных дел работников детского дошкольного учреждения в 2024 году необходимо соблюдать следующие требования к оформлению:
- Личное дело должно быть оформлено в виде папки или конверта с ярлыком, содержащим фамилию и инициалы работника.
- На каждом листе личного дела должно быть указано ФИО работника, дата заполнения и номер листа.
- Информация в личном деле должна быть структурирована и разделена на разделы: личные данные, образование, трудовая деятельность, повышение квалификации и др.
- Все документы, входящие в состав личного дела, должны быть надежно зафиксированы (проклеены или просверлены).
- Все документы должны быть четко подписаны и заверены печатью детского дошкольного учреждения.
- Личное дело должно содержать информацию о присутствии работника на службе, а также о приеме и увольнении.
- Личное дело должно быть хранится в специально отведенном и обозначенном месте, обеспечивающим его сохранность и конфиденциальность.
- При необходимости, личное дело может быть передано в органы социальной защиты или другие уполномоченные органы в рамках действующего законодательства.
Соблюдение данных требований к оформлению личных дел работников детского дошкольного учреждения в 2024 году является обязательным для поддержания порядка, надежности и безопасности информации о работниках.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Правовые аспекты хранения копий документов
Первоначально необходимо отметить, что работодатели являются ответственными за сохранность и конфиденциальность личных данных своих работников. Поэтому все копии документов должны храниться в надежном и защищенном от несанкционированного доступа месте.
Согласно законодательству, работодатель не имеет права использовать копии документов работника в коммерческих целях, кроме случаев, предусмотренных договором или законом. Копии документов также не могут быть переданы третьим лицам без согласия работника.
Важно отметить, что работодатель не имеет права хранить копии документов после окончания трудового договора с работником. Исключение составляют случаи, когда законодательством или установленными правилами предусмотрено обратное.
Также следует отметить, что работодатель обязан уничтожить копии документов работника в случае, если он заявил об этом в письменной форме. Это право работника не может быть ограничено и работодатель обязан выполнить данное требование незамедлительно.
Таким образом, правовые аспекты хранения копий документов работников в 2024 году являются важными для работы каждого работодателя. Соблюдение требований законодательства и защита личных данных работников являются основными принципами в этой области.
Какие документы исключить из личного дела сотрудника в 2024 году
В 2024 году имеется ряд документов, которые не рекомендуется включать в личное дело сотрудника. Новые требования и правила работы с персональными данными сделали некоторые документы устаревшими или неэтичными. Вот список документов, которые следует исключить из личного дела сотрудника в 2024 году:
- Медицинская информация, не связанная с работой
- Личные фотографии и видео
- Личная переписка, не относящаяся к работе
- Личные документы, такие как паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о рождении и другие, если они не требуются для выполнения рабочих обязанностей
- Политические или религиозные пристрастия
- Личные финансовые данные, кроме информации, необходимой для выплаты заработной платы
- История сексуальных предпочтений и личной жизни
- Информация о наличии или отсутствии детей
- Личные предпочтения или информация о сексуальной ориентации
Сохранение этих документов в личном деле сотрудника может нарушать его право на конфиденциальность и привести к нарушению закона о защите персональных данных. Поэтому важно регулярно обновлять и очищать личное дело сотрудника от неактуальных и лишних документов.
Запрещенные копии документов
- Паспорт гражданина Российской Федерации. Копия паспорта содержит информацию о прописке, фамилии, имени и отчестве работника, которая может быть использована для незаконных целей. Создание копии паспорта работника должно быть выполнено только в соответствии с требованиями законодательства или договором с работником.
- ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика). Копия ИНН может содержать конфиденциальную информацию о доходах работника, которая также может быть использована не по назначению. Создание копии ИНН допускается только при соблюдении законодательства.
- Пенсионное свидетельство. Копия пенсионного свидетельства содержит информацию о выплатах по пенсии, а также о возрасте и состоянии здоровья работника. Хранение и использование копии пенсионного свидетельства без согласия работника является нарушением законодательства.
- Медицинские документы. Копии медицинских документов, таких как справки из больницы или результаты анализов, содержат персональные данные о здоровье работника, которые являются особыми категориями персональных данных. Создание и хранение этих копий должно осуществляться в строгом соответствии с законодательными требованиями и только при наличии согласия работника.
Важно помнить, что создание и использование запрещенных копий документов может привести к нарушению приватности и конфиденциальности работника, а также к нарушению законодательства о персональных данных. При работе с личным делом работника необходимо всегда учитывать требования законодательства и обеспечивать надлежащую защиту персональных данных.
Узнайте о главных изменениях в 2024 году
В 2024 году были внесены важные изменения в отношении запрещенных копий документов в личном деле работника. Ознакомьтесь с ключевыми изменениями, чтобы быть всегда в курсе новых требований и правил.
- Полный список запрещенных копий. В 2024 году был обновлен список документов, копии которых запрещено хранить в личном деле работника. Теперь в этот список входят такие документы, как паспорт, трудовая книжка, документы об образовании и медицинские справки. Работодатель обязан хранить только оригиналы этих документов.
- Ужесточение ответственности. С начала 2024 года было введено ужесточение ответственности за нарушение правил хранения документов в личном деле работника. Работодатели, не соблюдающие требования по хранению оригиналов запрещенных документов, могут быть подвержены штрафам и административной ответственности.
- Обязательное уничтожение копий. Согласно новым правилам, работодатель обязан уничтожить все запрещенные копии документов, которые находятся в его распоряжении. Уничтожение должно быть произведено специальным способом, чтобы исключить возможность восстановления информации.
Внимательное ознакомление с новыми изменениями поможет вам соблюдать требования закона и избежать неприятностей. Будьте в курсе обновлений и действуйте согласно новым правилам в 2024 году.
Медицинские справки и анализы
Медицинские справки и анализы не следует хранить в личном деле работника в 2024 году. Эти документы содержат конфиденциальную информацию о состоянии здоровья работника, которая может быть использована некорректным образом или стать причиной дискриминации.
Данные в медицинских справках и анализах могут быть не только о медицинском состоянии, но и о генетической информации, психическом здоровье, наличии инфекционных заболеваний и т.д. Вся эта информация является личной и требует особого внимания в рамках закона о конфиденциальности медицинских данных.
Сохранение медицинских справок и анализов в личном деле работника может привести к нарушению прав работника на конфиденциальность и неприкосновенность личной жизни, а также нарушению законодательных актов, регулирующих обработку и хранение медицинских данных.
Порядок расположения документов в личном деле работника
При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.
При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.
Пример
Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.
Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.
Образец
Внутренняя опись личного дела № 4
кассира ООО «Нарва»
Иванушкиной Елены Алексеевны
№ п/п
Дата документа
Номер документа
Наименование документа
Номера листов дела
Примечание
1
21.01.2017
4
Трудовой договор
1-4
Оригинал
2
21.01.2017
4-К
Приказ о приеме на работу
5
Копия
3
21.01.2017
3-М
Соглашение о материальной ответственности
6-7
Оригинал
4
15.05.2017
4-КД
Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу
8
Оригинал
5
25.08.2017
7вх
Заявление о предоставлении очередного отпуска
9
Оригинал
Личное дело формируется в два этапа:
- в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
- в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.
На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов дела;
- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
- трудовой договор;
- должностные инструкции;
- копия приказа о приеме на работу.
Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден — только для государственных служащих — Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609. Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Так, в состав личного дела рекомендуется включать:
1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета для военнообязанных лиц;
- свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;
- справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона).
2. Документы, возникающие в период деятельности работника в организации:
- заявление о приеме на работу (при наличии);
- справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
- копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка;
- копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
- экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;
- копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
- должностную инструкцию;
- экземпляр договора о полной материальной ответственности;
- соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
- материалы аттестации;
- докладные и объяснительные записки, заявления работника;
- документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.);
- копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений.
Актуальные требования
| Тип документа | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|
| Трудовой договор | Весь срок трудовой деятельности работника | Трудовой договор должен быть хранен до окончания деятельности работника в организации. |
| Приказ о приеме на работу | Весь срок трудовой деятельности работника | Приказ о приеме на работу также хранится до окончания деятельности работника в организации. |
| Документы, подтверждающие профессиональное образование | 10 лет после увольнения работника | Документы, подтверждающие профессиональное образование работника, должны быть хранены в течение 10 лет после его увольнения. |
| Медицинская документация | 25 лет после увольнения работника | Медицинская документация работника должна храниться в течение 25 лет после его увольнения. |
Важно отметить, что копии документов не допускаются для хранения в личном деле работника. Только оригиналы должны быть размещены в соответствующих разделах досье каждого сотрудника.